Wi­der­spruch ge­gen die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung

Welche Rechte du als Mieter:in, wenn deine Nebenkostenabrechnung falsch ist? Wie du dich vorbereiten kannst, wenn du einen Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen möchtest, kannst du hier erfahren.

Jedes Jahr flattert die Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung) ins Haus. Die meisten Mieter:innen zahlen die geforderte Nachzahlung, ohne zu ahnen, dass etwas nicht stimmt. Es lohnt sich aber, die Abrechnung genau unter die Lupe zu nehmen.

Ein Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung kann dich vor ungerechtfertigten Kosten schützen. Fehler können zum Beispiel entstehen, wenn der:die Vermieter:in Posten abrechnet, die laut Mietvertrag gar nicht umlagefähig sind oder wenn Rechenfehler passiert sind. Widersprechen lohnt sich. Ist der Widerspruch berechtigt, muss der:die Vermieter:in zu viel gezahltes Geld an dich zurückzahlen.

Grundsätzlich wird zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern unterschieden. Formelle Fehler betreffen die äußere Form und Vollständigkeit der Abrechnung. Inhaltliche Fehler hingegen sind sachliche Unstimmigkeiten bei den Zahlen oder Berechnungen.

Formelle Fehler führen meistens dazu, dass die gesamte Abrechnung ungültig ist. Zu den häufigsten formellen Fehlern gehören zum Beispiel:

• Falscher Abrechnungszeitraum: Die Nebenkosten werden nicht für den vertraglich vereinbarten Zeitraum (meist das Kalenderjahr) abgerechnet.
• Verspätete Abrechnung: Die Abrechnung kommt zu spät, nämlich mehr als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. In so einem Fall musst du eine Nachforderung nicht zahlen.
• Unvollständige oder falsche Angaben: Wichtige Angaben fehlen oder sind falsch, etwa Name oder Anschrift von Mieter:in oder Vermieter:in, das Mietobjekt, der Abrechnungszeitraum, der Verteilerschlüssel oder die Summe der Vorauszahlungen. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam.
• Unzulässige Kostenpositionen: Es werden Nebenkosten berechnet, die nicht umlagefähig oder nicht im Mietvertrag vereinbart sind, z. B. Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten
  
  

Inhaltliche Fehler kommen deutlich häufiger vor. Beispiele:

• Rechenfehler: Additionen oder Verteilungen wurden falsch berechnet.
• Fehler bei Verbrauchsdaten: Zum Beispiel wurde ein falscher Heizungsstand abgelesen oder der Verbrauch einem:einer falschen Mieter:in zugeordnet.
• Falscher Verteilerschlüssel: Die Kosten wurden nicht im richtigen Verhältnis auf die Mietparteien aufgeteilt (etwa nach Fläche, Personenzahl, entgegen der Vereinbarung).
• Flächenangaben stimmen nicht: Wenn etwa im Haus die Quadratmeter falsch berechnet wurden, zahlst du möglicherweise zu viel oder zu wenig.

Du hast einen oder mehrere Fehler entdeckt und möchtest nun Widerspruch einlegen? So gehst du Schritt für Schritt vor:

1. Abrechnung genau prüfen: Vergleiche die aktuelle Nebenkostenabrechnung mit dem Mietvertrag und der Abrechnung des Vorjahres. Achte auf auffällige Abweichungen bei den Beträgen und Posten. Markiere alle Punkte, die unplausibel oder unverständlich sind. Notiere dir diese Unstimmigkeiten.

2. Belege anfordern: Du hast das Recht, sämtliche Belege und Rechnungen einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Von Heizölrechnungen über Wartungsverträge bis hin zu Versicherungsabrechnungen, der:die Vermieter:in muss dir auf Wunsch Belegeinsicht gewähren. Prüfe die Belege auf Abweichungen: Stimmen die Summen mit deiner Abrechnung überein? Sind alle Kostenpositionen belegt und vertraglich vereinbart? Wenn nein, hast du handfeste Anhaltspunkte für deinen Einspruch.

3. Widerspruch formulieren (schriftlich): Jetzt kommt das eigentliche Widerspruchsschreiben. Dein Schreiben sollte an den*die Vermieter:in adressiert sein und unbedingt folgende Punkte enthalten:

• Deine Adresse und die des:der Vermieter:in (im Briefkopf), Datum, Betreff.
• Eine klare Bezugnahme auf die strittige Nebenkostenabrechnung (z. B. „Betriebskostenabrechnung vom 10.02.2025 für die Wohnung XY“).
• Die Erklärung, dass du Widerspruch einlegst. Liste dafür die Punkte auf, die dir falsch oder unklar erscheinen. Du solltest so konkret wie möglich sein (Beispiel: „Position Heizkosten: Die berechneten 1.200 Euro erscheinen mir zu hoch, denn unser Verbrauch war geringer als im Vorjahr. Bitte legen Sie die entsprechenden Rechnungen und Berechnungen offen.“
• Fristsetzung: Bitte um Antwort bzw. Korrektur innerhalb einer angemessenen Frist (vier Wochen sind üblich).
• Hinweis auf Belegeinsicht: Falls du die Belege noch nicht geprüft hast, kannst du das im Schreiben nochmals einfordern, z. B. „Ich bitte um Übersendung der zu Grunde liegenden Belege, soweit noch nicht geschehen.“
• Teile mit, dass du eine etwaige Nachzahlung vorerst unter Vorbehalt leistest, bis die Klärung erfolgt ist. So signalisierst du, dass du nicht einfach verweigerst zu zahlen, aber deine Rechte wahrst.
   

4. Versand und Nachweise: Unterschreibe den Brief (bei mehreren Mietparteien sollten alle unterschreiben) und versende ihn per Einschreiben. Warum Einschreiben? So hast du einen Nachweis, dass dein Widerspruch den:die Vermieter:in erreicht hat.

Laut Gesetz hast du als Mieter:in zwölf Monate Zeit, Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung vorzubringen. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung bei dir. Mit anderen Worten: Sobald du die Nebenkostenabrechnung erhalten hast (z. B. am 10. Februar 2025), kannst du bis zum 10. Februar 2026 eventuelle Fehler rügen. Nach Ablauf dieser Frist können Widersprüche normalerweise nicht mehr geltend gemacht werden.

Wenn du fristgerecht Widerspruch eingelegt hast, stellt sich die Frage: Wie muss der:die Vermieter:in nun reagieren? Die Vermieter:innen haben eine Auskunfts- und Belegpflicht. Sobald du Einwände erhebst, müssen sie dir Einsicht in die Belege gewähren. Weigert sich der:die Vermieter:in, dir Belege zu zeigen, kannst du die Zahlung vorerst verweigern, bis die Einsicht ermöglicht wird.

Wichtig: Dieses Zurückbehaltungsrecht musst du schriftlich dokumentieren. Am besten schriftlich in einem Anschreiben an den:die Vermieter:in.

Vermieterpflicht zur Prüfung: Ein:e Vermieter:in ist zwar nicht per Gesetz verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist auf deinen Widerspruch zu antworten, aber ignorieren darf er:sie ihn auch nicht einfach. In der Regel werden seriöse Vermieter:innen deinen Widerspruch ernst nehmen und die Abrechnung nochmals prüfen. Finden sie dabei tatsächlich einen Fehler, müssen sie die Abrechnung korrigieren. In diesem Fall schickt er:sie dir entweder eine neue Abrechnung oder wird schriftlich bestätigen, dass z. B. der strittige Posten angepasst wird.