Nach­zah­lung bei Ne­ben­kos­ten und Be­triebs­kos­ten: Das soll­test du wis­sen

Für Mieter:innen in Deutschland gehören Betriebskosten zwar zur Miete dazu, doch eine hohe Nachforderung kommt oft ungelegen. Wie entstehen diese Nachzahlungen, wie hoch sie sein dürfen und was du tun kannst, wenn die Abrechnung überraschend teuer ausfällt.

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind alle laufenden Kosten rund um deine Wohnung. Die Nebenkosten fallen neben der Grundmiete an. Jeden Monat zahlst du als Mieter:in einen zusammen mit deiner Miete einen bestimmten Betrag im Voraus. Typische Nebenkosten sind etwa Heizkosten, Warmwasser, Grundsteuer, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausreinigung oder Hausmeisterdienste.

Diese regelmäßigen Kosten werden vom:von der Vermieter:in oder der Hausverwaltung zunächst quasi ausgelegt und dann anteilig auf die Mieter:innen umgelegt. Einmal im Jahr bekommst du eine Nebenkostenabrechnung. Darin wird genau aufgeschlüsselt, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind und wie viel davon auf deine Wohnung entfallen. Deine geleisteten monatlichen Vorauszahlungen werden davon abgezogen.

Häufig liegen Preissteigerungen oder Verbrauchsänderungen zugrunde. Steigen zum Beispiel die Energiepreise stark an, kann das Heizen im Abrechnungsjahr deutlich teurer gewesen sein. Auch ein kalter Winter oder wenn du etwa mehr warmes Wasser verbraucht hast, kann das schnell die Kosten erhöhen.

Viele Mieter:innen fragen sich: Gibt es eine Grenze, wie hoch eine Nachzahlung ausfallen darf? Nein, eine Obergrenze gibt es nicht. Die Nachforderung ergibt sich direkt aus der Differenz zwischen deinen Vorauszahlungen und den realen Nebenkosten. In der Praxis kommen oft Nachzahlungen im dreistelligen Euro-Bereich vor. Gerade in Zeiten stark steigender Energiepreise kann eine Nebenkosten-Nachzahlung empfindlich hoch ausfallen, es kann sogar vierstellig werden. Dein:e Vermieter:in darf nur die Kosten abrechnen, die gemäß Mietvertrag umlagefähig sind.

Ein hoher Nachzahlungsbetrag kann auch bedeuten, dass deine monatlichen Vorauszahlungen im letzten Jahr zu niedrig angesetzt waren. Viele Vermieter:innen passen nach einer Abrechnung die Vorauszahlung an. Damit es im nächsten Jahr nicht wieder zu so einer großen Lücke kommt. Entscheidend ist immer, dass die Abrechnung transparent und rechtmäßig ist.

Wenn der Betrag dir nicht sauber erscheint, lohnt es sich, die Details durchzugehen. Fehler passieren häufiger, als man denkt. Zunächst solltest du dir die Nebenkostenabrechnung vom Vorjahr zur Hand nehmen und vergleichen. Wo gibt es die größten Abweichungen? Ist vielleicht ein bestimmter Kostenpunkt drastisch höher als im letzten Jahr (z. B. Wasser, Heizung, Hausstrom)? Ein Vergleich hilft, Ausreißer zu identifizieren.

Schau dir dann jede Kostenart an. Dürfen diese Kosten laut deinem Mietvertrag überhaupt umgelegt werden? Taucht ein Posten auf, der dir unbekannt vorkommt, könnte er unzulässig sein. Typische Kosten, die nicht auf Mieter:innen abgewälzt werden dürfen, sind Instandhaltungen oder Verwaltungskosten des:der Vermieters:in. Stelle also sicher, dass nur erlaubte Nebenkosten berechnet wurden.

Auch Vermieter:innen oder Hausverwaltungen können sich verrechnen. Kontrolliere, ob alle Beträge richtig addiert wurden. Stimmt die Gesamtsumme der Kosten, und wurde davon korrekt dein Anteil berechnet? Überprüfe den Verteilerschlüssel: Meist wird nach Wohnfläche oder Personenanteil verteilt. Ein falscher Verteilerschlüssel kann dazu führen, dass du zu viel zahlst. Beispiel: Wird irrtümlich mit 50 m² für deine Wohnung gerechnet, obwohl du nur 45 m² hast, zahlst du anteilig zu viel.

Bei Heiz- und Wasserkosten sind deine Verbrauchswerte relevant: Wurden die Zählerstände korrekt abgelesen und übernommen? Falls du Zugang zu den Zählern hast (Heizkostenverteiler, Wasserzähler), vergleiche die in der Abrechnung genannten Werte mit deinen Aufzeichnungen oder der Ablesequittung.

Findest du Fehler, solltest du Widerspruch einlegen. Formuliere ein Schreiben, in dem du die beanstandeten Punkte aufführst. Schicke den Widerspruch per Einschreiben oder als E-Mail mit Lesebestätigung an den:die Vermieter:in.

Wichtig: Mieter:innen haben zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben. Wenn du unsicher bist oder die Abrechnung komplex ist, hole dir wenn möglich Unterstützung von der Verbraucherzentrale oder vom Mieterverein.

Die zeitliche Komponente spielt bei Nebenkostenabrechnungen eine große Rolle: Für Vermieter:innen gilt zum Beispiel eine strenge Abrechnungsfrist. Nebenkosten müssen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abgerechnet werden. Verpasst der:die Vermieter:in diese Frist, ist die Nachforderung unwirksam. Du musst dann nichts nachzahlen.

Hatte der:die Vermieter:in allerdings keinen Einfluss darauf, dass die Abrechnung verspätet ist, darf er:sie ausnahmsweise trotz Fristüberschreitung Nachforderungen stellen. Ein klassisches Beispiel ist, wenn etwa der Energieanbieter seinerseits verspätet abrechnet.

Du kannst als Mieter:in einiges tun, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden:
 

1. Achte darauf, dass deine monatliche Nebenkostenvorauszahlung zur Wohnung und zum aktuellen Preisniveau passt. Wenn du neu einziehst, orientiere dich an den Betriebskostenspiegeln oder frage die Vormieter:innen nach deren Abschlägen. Sind die Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt, besteht die Gefahr, dass am Ende des Jahres eine Nachforderung auf dich zukommt.
   
   
2. Dein eigenes Nutzungsverhalten beeinflusst die Nebenkosten erheblich. Drehe die Heizung bewusst auf, mit einem Grad weniger Raumtemperatur kannst du schon Heizenergie sparen. Verwende einen Sparduschkopf, um den Warmwasserverbrauch zu senken, und lüfte im Winter kurz und kräftig statt ständig mit gekipptem Fenster zu heizen. Energiespar-Tricks helfen nicht nur der Umwelt, sondern auch deinem Geldbeutel.
   
   
3. Bleib informiert über die Entwicklung der Nebenkostenpreise. Schlagzeilen wie „Gaspreis steigt um 25 Prozent“ oder „Stromkosten steigen drastisch“ sind Hinweise, dass auch deine nächste Abrechnung teurer werden könnte.