Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung prü­fen: So er­kennst du Feh­ler

Es kann um mehrere hundert Euro gehen, wenn etwas bei deiner Betriebskostenabrechnung falsch berechnet wurde. Du kannst widersprechen, allerdings darfst du die Frist. Denn sonst musst du auch eine fehlerhafte Abrechnung bezahlen. Erfahre, wie du deine Nebenkostenabrechnung selber checken kannst, wo du sie prüfen lassen kannst und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt.

Laut Deutschem Mieterbund sind viele Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft. Doch woran kannst du erkennen, ob Fehler vorliegen? Überprüfe zunächst die Formalien: Ist der Abrechnungszeitraum korrekt: Umfasst er höchstens zwölf Monate? Deine Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei dir ankommen. Die Abrechnung für 2023 muss dir demnach spätestens bis 31. Dezember 2024 zugestellt werden. Ist der Zeitraum länger als zwölf Monate oder falsch datiert, liegt ein formeller Fehler vor.

Vergleiche falls möglich, die Beträge mit dem Vorjahr. Fällt deine Nebenkostenabrechnung deutlich höher aus, kannst du misstrauisch werden, es sei denn, es gab extreme Preissteigerungen. Halte deine Abrechnungen der letzten Jahre nebeneinander und prüfe, welche Positionen ungewöhnlich gestiegen sind. Gibt es neue, unbekannte oder unplausible Posten? Zum Beispiel Verwaltungskosten oder Reparaturkosten dürfen laut Gesetz gar nicht auf Mieter:innen umgelegt werden.

Oft schleichen sich immer wieder ähnliche Fehler ein. Das sind typische Fehlerquellen, auf die du gezielt achten kannst:
 

• Ein klassischer Fehler sind Kosten, die gar nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen, aber trotzdem in der Abrechnung landen. Dazu gehören Verwaltungskosten (z. B. Bürokosten des Vermieters, Bankgebühren) und Instandhaltungskosten (Reparaturen, Wartungen außerhalb kleiner Betriebswartung). Gebühren für eigene Kontoführung oder Darlehenszinsen des:der Vermieters:in dürfen auch nicht auftauchen.
  
  
• Manchmal liegt der Fehler in der Verteilung der Kosten. Wenn etwa mit einer falschen Gesamtwohnfläche gerechnet wird. Oder wenn ein falscher Personenschlüssel angesetzt wird, z. B. 3 statt zwei Personen drei in deiner Wohnung leben sollen. Ein anderer Punkt: Bei einem Wohnungsleerstand muss der:die Vermieter:in dessen Anteil selbst tragen.
  
  
• Es können Doppelabrechnungen passieren, oft unabsichtlich. Ein typisches Beispiel ist der Hausmeister vs. externe Dienstleister. Wenn ein Hausmeister bezahlt wird, erledigt er normalerweise bestimmte Aufgaben (Garten, Reinigung, Winterdienst). Werden nun zusätzlich Unternehmen für dieselben Aufgaben bezahlt und diese Kosten extra aufgelistet, zahlst du im Grunde doppelt. Genauso bei Versicherungen: Wenn etwa eine Position „Haftpflichtversicherung” und eine „Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht” heißt, könnte aber ein und dieselbe Versicherung sein.
  
  
• Manchmal ist es Tippfehler: Der:die Vermieter:in schreibt zum Beispiel 3.500 Euro für Heizkosten auf, statt 3.050 Euro. Additionsfehler oder Kommafehler kommen vor.
  
  
• Eine Abrechnung kann auch fehlerhaft sein, wenn sie formal nicht den Anforderungen entspricht. Fehlt zum Beispiel der Zeitraum oder die Nennung des Verteilerschlüssels, ist das ein formeller Mangel.
  

Wenn du systematisch vorgehst, kannst du deine Nebenkostenabrechnung ohne Hilfe prüfen.  Die Prüfung der Betriebskostenabrechnung umfasst folgende Schritte:
 

1. Zeitraum und Fristen checken: Kontrolliere zunächst, ob der Abrechnungszeitraum maximal ein Jahr beträgt und ob du die Abrechnung fristgerecht erhalten hast.
   
   
2. Abrechnung auf Vollständigkeit prüfen: Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Punkte enthalten: Anschrift und Abrechnungszeitraum, Auflistung aller Kostenarten mit den jeweiligen Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel je Kostenart (z. B. „Verteilung nach m²“), deinen individuellen Anteil bzw. Verbrauch, sowie die Summe deiner Vorauszahlungen. Gehe die Abrechnung Punkt für Punkt durch und hake ab, ob all diese Infos vorhanden sind.
   
   
3. Kostenpositionen einzeln bewerten: Vergleiche mit deinem Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung. Typische zulässige Kosten sind z. B. Wasser/Abwasser, Heizkosten, Müllabfuhr, Hausmeister, Gebäudereinigung, Aufzug, Grundsteuer, Versicherungen. Nicht erlaubt sind etwa Verwaltungskosten, Bankgebühren oder Instandhaltungskosten. Werden bestimmte Leistungen doppelt berechnet?
   
   
4. Verteilerschlüssel nachvollziehen: Prüfe bei jeder Kostenart, wie die Verteilung erfolgt. Steht in der Abrechnung z. B. „Verteilung nach m² Wohnfläche“, dann rechne nach, ob dein Anteil korrekt berechnet wurde. Dazu brauchst du die Gesamtwohnfläche aller Wohnungen (sollte in der Abrechnung angegeben sein) und die Fläche deiner Wohnung (steht im Mietvertrag). Teile die Gesamtkosten der Position durch die Gesamtfläche und multipliziere mit deiner Wohnungsgröße – so erhältst du deinen Kostenanteil. Falls ein Personenschlüssel verwendet wurde: Stimmt die Anzahl der Personen, die für deine Wohnung und das ganze Haus angenommen wurden? Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Heizung, Warmwasser oder ggf. Kaltwasser solltest du kontrollieren, ob dein gemessener Verbrauch richtig eingesetzt wurde.
   
   
5. Rechenwege nachrechnen: Nimm dir einen Taschenrechner oder eine Tabellenkalkulation zur Hand und rechne die Abrechnung durch. Summiere alle angegebenen Einzelkosten und ziehe deine Vorauszahlungen ab. Stimmt es? Mancher Fehler entpuppt sich als simpler Rechenfehler.
   
   
6. Vergleich mit Vorjahr und anderen Wohnungen: Schaue dir die Vorjahresabrechnung an: Gibt es Posten, die plötzlich viel teurer wurden? Wenn ja, überlege, warum. Vielleicht gab es Gebührensteigerungen.

Du kannst deine Nebenkostenabrechnung von Expert:innen prüfen lassen. Erste Anlaufstelle ist meist der örtliche Mieterverein. In vielen Städten und Regionen gibt es Mietervereine, die dem Deutschen Mieterbund angeschlossen sind. Als Mitglied kannst du dort kostenlose Beratung bekommen. Du solltest einen Termin vereinbaren und deine Unterlagen wie deinen Mietvertrag und die Vorjahresabrechnung mitnehmen. Die Mitgliedschaft im Mieterverein kostet etwa 50 bis 100 Euro im Jahr, aber dafür sind Beratungen und Prüfungen der Betriebskostenabrechnung dann inklusive.

Verbraucherzentrale bieten oft Hilfe an. Es gibt bei den Verbraucherzentralen teils spezielle Energieberatungen oder Mietrechtsberatungen. Je nach Bundesland und Angebot kann die Überprüfung deiner Abrechnung kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr erfolgen. Informiere dich auf der Website der Verbraucherzentrale deines Bundeslandes. Oft arbeiten Mietervereine und Verbraucherzentralen zusammen.

Grundsätzlich gilt: Nebenkosten musst du nur zahlen, wenn dies im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Fehlt eine entsprechende Klausel („Der Mieter trägt die Nebenkosten“ o. ä.), dann ist deine Miete als Bruttomiete zu verstehen, die Betriebskosten sind dann durch die Grundmiete abgedeckt. In so einem Fall darf der:die Vermieter:in keine separate Nebenkostenabrechnung erstellen oder Nachzahlungen fordern.

Was sind umlagefähige Betriebskosten? Typische Beispiele: Grundsteuer, Wasserkosten, Heizkosten, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausstrom, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherungen und so weiter. Wichtig: Dabei muss es sich immer um laufende, regelmäßig anfallende Kosten handeln. Einmalige Ausgaben oder Anschaffungen zählen nicht zu den Betriebskosten.

Wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht, hast du als Mieter:in klare Rechte. Du hast beispielsweise das gesetzlich verbriefte Recht, alle Rechnungen, Belege und Verträge einzusehen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Dein:e Vermieter:in muss dir auf Verlangen ermöglichen, die Dokumente einzusehen. Er:sie darf dich dabei nicht auf spätere Zeiten vertrösten oder mit Datenschutzbedenken abwimmeln. Gesetzlich ist das geregelt in Paragraph 259 Abs. 1 des BGB (Bürgerliche Gesetzbuchs)

Zum Datenschutz: Namen von Nachbar:innen müssen geschwärzt sein Falls auf Rechnungen z. B. Namen anderer Mietparteien stehen (bei Verbrauchsdaten), muss der:die Vermieter:in diese schwärzen, darf aber die Einsicht nicht komplett verweigern.

Dein Einsichtsrecht besteht übrigens auch dann, wenn du bereits gezahlt hast. Du darfst also nachträglich Belege prüfen und bei Fehlern immer noch Erstattung fordern, allerdings muss das noch innerhalb der Widerspruchsfrist sein. Du kannst binnen zwölf Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Der Widerspruch muss selbstverständlich begründet sein. Am besten erfolgt der Widerspruch schriftlich, per Brief oder E-Mail, wobei ein Brief mit Einwurfeinschreiben Beweiskraft hat.

Solltest du feststellen, dass deine Nebenkostenabrechnung Fehler enthält oder zumindest nicht plausibel ist, solltest du zügig reagieren. Du hast zwar laut Gesetz bis zu zwölf Monate Zeit, aber je früher du dein:en Vermieter:in auf mögliche Fehler aufmerksam machst, desto eher kann er:sie das prüfen und korrigieren. Der erste Schritt muss nicht gleich ein formeller Widerspruch sein. Du kannst zunächst deine:n Vermieter:in oder die Hausverwaltung höflich kontaktieren und konkrete Fragen stellen. Oft lassen sich Missverständnisse in direkter Kommunikation klären.

Beispiel für dein Anschreiben: „In der Abrechnung erscheint die Position XY sehr hoch. Könnten Sie mir erläutern, wie dieser Betrag zustande kommt?”

Wenn das Gespräch zu keiner Klärung führt oder du bereits eindeutige Fehler identifiziert hast, solltest du formell Widerspruch einlegen. Schreibe ein Widerspruchsschreiben und sende es an den:die Vermieter:in. Nenne darin alle Punkte, die du beanstandest, und begründe sie sachlich. Wichtig: Setze eine Frist, bis wann du um Antwort oder Korrektur bittest (z.B. ein Monat).