Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung in der Steu­er­er­klä­rung: Was kannst du als Mie­ter:in ab­set­zen?

Alle Mieter:innen zahlen Nebenkosten, aber wenige kennen die Möglichkeit, bei den Nebenkosten Steuern zu sparen. In diesem Ratgeber liest du Schritt für Schritt, welche Nebenkosten du in der Steuererklärung absetzen kannst und wie du die Kosten ordnungsgemäß aufschlüsselst.

Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung deines:deiner Vermieters:in über die Betriebskosten, die auf dich als Mieter:in umgelegt wurden. Das sind beispielsweise Kosten für Hausreinigung, Müllabfuhr, Heizung, Hausmeister oder Gartenpflege. In der Nebenkostenabrechnung, die auch Betriebskostenabrechnung genannt wird, steht aufgeschlüsselt, wie viel Geld du monatlich vorausgezahlt hast. Dagegen gerechnet wird das, was tatsächlich angefallen ist. Am Ende musst du entweder etwas nachzahlen oder du hast ein Guthaben.

Was viele Mieter:innen nicht wissen: In der Nebenkostenabrechnung stecken Posten, die du von der Steuer absetzen kannst. Genauer sind das die haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Das sind beispielsweise Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst (Schneeräumen), Hausmeisterdienste und Wartungs- und Reparaturarbeiten, wie ein:e Schornsteinfeger:in oder eine Aufzugswartung. Für diese Dienstleistungen kannst du eine Steuerermäßigung nach Paragraph 35a EStG bekommen. Reine Verbrauchskosten in deiner Nebenkostenabrechnung sind nicht absetzbar. Das sind Kosten für Heizung, Strom und Wasser oder öffentliche Gebühren wie Müllabfuhr, Grundsteuer oder Versicherungen.

Das Steuergesetz unterscheidet zwischen haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen sind Arbeiten, die auch von den Mieter:innen erledigt werden könnten:

• Treppenhaus putzen,
• Gartenarbeit,
• Schnee räumen oder
• Hausmeistertätigkeiten.
  
  

Handwerkerleistungen sind etwa Reparaturen, Wartung oder Renovierungen rund ums Wohnhaus, das sind zum Beispiel:

• die Wartung der Heizungsanlage,
• Schornsteinfeger-Arbeiten,
• Reparaturen am Dach oder Aufzug.
   

Warum ist die Unterscheidung relevant?
Sowohl haushaltsnahe Leistungen als auch Handwerkerkosten bringen dir 20 Prozent Steuerermäßigung. Aber: Die Höchstbeträge sind unterschiedlich. Haushaltsnahe Dienstleistungen kannst du bis zu 20.000 Euro jährlich anrechnen, für Handwerkerleistungen werden nur bis zu 6.000 Euro berücksichtigt. Du sparst also:

• bei haushaltsnahen Dienstleistungen maximal 4.000 Euro
  (20 Prozent von 20.000 Euro)
• bei Handwerkerleistungen höchstens 1.200 Euro
  (20 Prozent von 6.000 Euro)

Es gibt in der Einkommensteuererklärung ein eigenes Formular, das „Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen“ heißt. Hier kannst du deine haushaltsnahen Dienstleistungs- und Handwerkerkosten aufstellen. Wenn du eine Steuersoftware oder ELSTER nutzt, wirst du oft direkt gefragt, ob du solche Aufwendungen hast. Du musst dann die Summe der Kosten eintragen. Wichtig: Trage immer die vollen Kosten ein, nicht nur 20 Prozent. Der Fiskus rechnet den Steuerbonus aus.

Manchmal passt das Timing nicht: Die Frist für die Steuererklärung naht, aber du hast noch keine Nebenkostenabrechnung bekommen. Denn: Du kannst die Kosten in dem Jahr absetzen, in dem du die Abrechnung erhältst. Wenn du also die Abrechnung 2024 für 2023 erst im Jahr 2025 bekommst, darfst du sie in der Steuererklärung 2025 ansetzen. Selbst wenn du schon deine Steuererklärung abgegeben hast und die Nebenkostenabrechnung kurz darauf eintrudelt, ist nichts verloren.

Du hast drei Optionen:
Variante 1 Solange dein Steuerbescheid noch nicht da ist, kannst du die Kosten formlos nachreichen. Einfach dem Finanzamt per ELSTER-Nachricht oder Brief schreiben und die Beträge nachmelden.
Variante 2 Wenn der Steuerbescheid bereits vorliegt, hast du ab Zustellung einen Monat Zeit, Einspruch einzulegen und die Nebenkosten noch nachzutragen.
Variante 3 Selbst nach Ablauf der Einspruchsfrist ist eine Änderung möglich. Wegen eines -Gerichtsurteils darf das Finanzamt ausnahmsweise den Bescheid nachträglich ändern, wenn die Nebenkostenabrechnung erst später kam (FG Köln, Urteil vom 24.08.2016).

Nach Mietrecht muss deine Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Wenn nicht, darf dein:e Vermieter:in keine Nachzahlungen mehr verlangen. Als Mieter:in hast du aber umgekehrt trotzdem Anspruch auf ein Guthaben. In der Praxis kommt das selten vor. Wenn du aber nach Monaten keine Nebenkostenabrechnung hast, darfst du deine:n Vermieter:in abmahnen.

Wenn in deiner Nebenkostenabrechnung nur ein Gesamtbetrag für den Hausmeister oder ein Pauschalposten für „Sonstige Kosten“ steht, reicht das dem Finanzamt nicht aus. Aus der Abrechnung muss klar hervorgeht, welche Dienstleistung in welcher Höhe abgerechnet wurde und dass du sie bezahlt hast. Dein:e Vermieter:in sollte idealerweise drei Angaben liefern: Art der Leistung, Betrag und Bestätigung der unbaren Zahlung.

Du darfst auf eine detaillierte Bescheinigung bestehen. Gesetzlich hast du sogar Anspruch darauf, dass der Vermieter dir die haushaltsnahen Dienstleistungs- und Handwerkerkosten bestätigt. Falls dein:e Vermieter:in keine Aufschlüsselung liefern möchte, kannst du als ultima ratio dein Recht auf Belegeinsicht nutzen. Nach Paragraph 259 BGB darfst du alle Rechnungen einsehen, aus denen sich deine Nebenkosten zusammensetzen.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2023 bestätigt, dass auch Mieter:innen die Steuerermäßigung nach Paragraph 35a EStG nutzen dürfen. Das gilt auch, wenn sie nicht selbst Auftraggeber:in der Leistung waren. Zudem hat der Gesetzgeber mit dem Jahressteuergesetz 2024 die Regeln vereinheitlicht: Seit 2025 ist ausdrücklich für alle haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen Voraussetzung, dass eine Rechnung vorliegt und unbar bezahlt wurde. Das sorgt dafür, dass ohne Rechnung kein Bonus mehr gewährt wird.