Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung: In­fos & Mus­ter für Ver­mie­ter und Mie­ter

Als Vermieter:in bist du gesetzlich verpflichtet, eine jährliche Betriebskostenabrechnung zu erstellen und an deine Mieter:innen zu übermitteln. Doch was gehört alles in diese Abrechnung, welche Kosten darfst du umlegen und welche Fristen musst du einhalten? In diesem Artikel erklären wir dir Schritt für Schritt, was du bei der Betriebskostenabrechnung beachten musst, um rechtssicher und transparent abzurechnen. Wir liefern dir praxisnahe Beispiele, nützliche Tipps und ein Muster, das dir hilft, deine nächste Abrechnung korrekt und stressfrei zu erstellen.

Die Betriebskostenabrechnung – oft auch Nebenkostenabrechnung oder kurz BK-Abrechnung genannt – ist eine jährliche Übersicht über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten einer Immobilie.

Vermieter:innen sind gesetzlich verpflichtet, diese Abrechnung ihren Mieter:innen vorzulegen – in der Regel bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.

In der Abrechnung werden die geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder Rückerstattung für die Mietpartei. Umlagefähig sind nur bestimmte Betriebskosten wie Heizkosten, Müllabfuhr, Hausmeister oder Grundsteuer – geregelt in der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV).

Die Betriebskostenabrechnung ist ein zentrales Element für alle, die eine Wohnung vermieten oder mieten – und sorgt für Transparenz rund um die laufenden Nebenkosten.

Die Betriebskostenabrechnung ist nicht nur ein lästiger Papierkram – sie erfüllt eine zentrale Funktion im Mietverhältnis: Sie stellt sicher, dass die monatlich gezahlten Vorauszahlungen auch tatsächlich den realen Kosten entsprechen. Vermieter:innen rechnen die tatsächlichen Betriebskosten eines Abrechnungszeitraums ab, vergleichen sie mit den geleisteten Zahlungen der Mietpartei – und ermitteln so, ob eine Nachzahlung oder Gutschrift entsteht.

• Für Mieter:innen: Sie erhalten Transparenz darüber, welche Kosten im Detail angefallen sind – und ob die Vorauszahlungen korrekt kalkuliert waren.
• Für Vermieter:innen: Sie schaffen Rechtssicherheit, vermeiden Streitigkeiten und sichern sich die Möglichkeit, Nachzahlungen geltend zu machen.
  

Laut § 556 BGB sind alle Vermieter:innen verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen – sofern im Mietvertrag Vorauszahlungen auf Betriebskosten vereinbart wurden.
Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.

Achtung: Verpasst du als Vermieter:in diese Frist, verlierst du das Recht auf eine mögliche Nachzahlung – eine Rückerstattung zugunsten der Mieter:innen bleibt jedoch bestehen.

Gut zu wissen: Auch wenn es sich nur um eine vermietete Eigentumswohnung oder eine Einliegerwohnung handelt, gilt die Abrechnungspflicht – eine Ausnahme besteht nur dann, wenn eine Nebenkostenpauschale vereinbart wurde.

Die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ werden im Alltag oft gleichbedeutend verwendet – sie meinen aber nicht exakt dasselbe.

Die Betriebskostenabrechnung ist ein Teil der Nebenkostenabrechnung. Sie enthält ausschließlich die umlagefähigen Kosten, die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mietparteien umgelegt werden dürfen – wie z. B. Heizkosten, Wasser, Müllabfuhr oder Hausmeisterdienste.

Die Betriebskostenabrechnung bildet den verbindlichen Kern der Nebenkostenabrechnung – sie enthält ausschließlich die Kosten, die laut Gesetz auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen.

Eine Betriebskostenabrechnung muss klar und nachvollziehbar aufzeigen, welche laufenden Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind – und wie diese auf die einzelnen Mietparteien verteilt wurden. Damit sie den gesetzlichen Vorgaben entspricht und von Mieter:innen nachvollzogen werden kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. 

• Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01. bis 31.12.)
• Abrechnungsobjekt (Adresse der Wohnung oder Immobilie)
• Gesamtkosten je Kostenart (z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr)
• Verwendeter Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Verbrauch, Personenanzahl)
• Berechnung des Mieteranteils
• Gegenüberstellung der geleisteten Vorauszahlungen
• Abrechnungsergebnis (Nachzahlung oder Gutschrift)

Die Abrechnung muss nicht nur formal korrekt, sondern auch für Lai:innen verständlich aufgebaut sein. Je klarer die Angaben strukturiert sind, desto weniger Rückfragen oder Einwände sind zu erwarten.

Tipp: Mit einem digitalen Abrechnungstool wie VermietenPlus lassen sich alle Pflichtangaben strukturiert und rechtssicher erfassen – ohne aufwendige Rechenarbeit oder Excel-Tabellen.

✅ Checkliste für deine Betriebskostenabrechnung

Diese Punkte dürfen nicht fehlen:

✔ Zeitraum | ✔ Objekt | ✔ Gesamtkosten | ✔ Verteilerschlüssel | ✔ Mieteranteil | ✔ Vorauszahlungen | ✔ Nachzahlung/Guthaben

Du möchtest wissen, wie eine Betriebskostenabrechnung konkret aufgebaut ist? Hier findest du ein einfaches Muster für eine Betriebskostenabrechnung, das zeigt, wie typische Kostenarten, der Verteilerschlüssel und die Vorauszahlungen miteinander verrechnet werden.

Ein Muster für eine Betriebskostenabrechnung könnte zum Beispiel so aussehen:

Hinweis:
In diesem Beispiel beträgt der Anteil der Mieterin oder des Mieters 20 % der Gesamtkosten, da die Wohnfläche der Wohnung 80 m² bei 400 m² Gesamtwohnfläche beträgt. Die Betriebskosten wurden hier nach dem Verteilerschlüssel Wohnfläche aufgeschlüsselt.

Tipp: 
Mit einem digitalen Tool wie VermietenPlus kannst du deine eigene Betriebskostenabrechnung ganz einfach erstellen – inklusive aller Pflichtangaben und Berechnungen.

Nicht alle Nebenkosten dürfen Vermieter:innen auf ihre Mieter:innen umlegen – aber viele. Die sogenannten umlagefähigen Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar geregelt.

Wichtig: Eine Betriebskostenabrechnung ist nur dann zulässig, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass der:die Mieter:in Betriebskosten anteilig trägt – idealerweise mit einem Verweis auf die Betriebskostenverordnung.

Diese Kosten darfst du in der Betriebskostenabrechnung ansetzen:

• Heizkosten (inkl. Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung)
• Warmwasser und Wasserversorgung
• Gebühren für Abwasser und Entwässerung
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung
• Gartenpflege und Pflege gemeinschaftlicher Außenanlagen
• Kosten für Aufzüge
• Hausbeleuchtung (z. B. Treppenhaus, Keller)
• Hausmeisterkosten (sofern keine Verwaltungs- oder Reparaturleistungen enthalten sind)
• Kosten für Schornsteinreinigung
• Kosten für Versicherungen (z. B. Gebäude-, Haftpflichtversicherung)
• Betriebskosten für Gemeinschaftswaschräume, Waschmaschinen oder Trockner
• TV-Kabelanschluss oder Gemeinschaftsantennenanlage (bis 30.06.2024)
• Sonstige Betriebskosten, sofern im Mietvertrag eindeutig benannt (z. B. Wartung von Rauchmeldern oder Dachrinnenreinigung)

Hinweis: 
Sonstige Betriebskosten dürfen nur dann auf die Mieter:innen umgelegt werden, wenn sie konkret und einzeln im Mietvertrag genannt sind. Eine pauschale Formulierung („alle weiteren Betriebskosten“) reicht rechtlich nicht aus.

Nicht alle laufenden Kosten rund um eine Immobilie dürfen in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Bestimmte Posten gehören ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten – und dürfen daher nicht auf die Mieter:innen übertragen werden.

Diese Kosten sind nicht umlagefähig:

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. für kaputte Heizungen, Dachrinnen, Aufzüge)
• Verwaltungskosten (z. B. für Hausverwaltung, Buchhaltung, Abrechnungsdienstleister)
• Bankspesen und Kontoführungsgebühren
• Rechts- und Beratungskosten (z. B. Anwaltsgebühren im Streitfall)
• Hausrat- und Rechtsschutzversicherungen
• Einzahlungen in Rücklagen (z. B. für Modernisierung oder Instandhaltung in WEGs)
• Ersterschließungs- oder Anschlusskosten (z. B. für Internet, Kabel oder Fernwärme)
• Verwaltungspauschalen oder pauschale Eigentümerleistungen

Hinweis:
Auch beim Hausmeister ist Vorsicht geboten: Wenn er zusätzlich Aufgaben der Verwaltung übernimmt oder Reparaturen ausführt, dürfen diese Leistungen nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden. Solche Tätigkeiten müssen vor der Abrechnung herausgerechnet werden.

Tipp:
Mieter:innen dürfen die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen – wenn nicht umlagefähige Posten enthalten sind, kann die gesamte Abrechnung angefochten oder gekürzt werden.

Damit eine Betriebskostenabrechnung fair und rechtssicher ist, braucht es einen klaren Verteilerschlüssel. Er legt fest, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Der Verteilerschlüssel sollte idealerweise im Mietvertrag geregelt sein – fehlt er dort, gelten die gesetzlichen Vorgaben.

Gängige Verteilerschlüssel im Überblick:

• Nach Wohnfläche
  Die Betriebskosten werden anteilig nach der Größe der gemieteten Wohnung verteilt. Beispiel: Eine Wohnung mit 80 m² in einem Haus mit 400 m² Gesamtfläche trägt 20 % der Kosten.
  ➤ Standardverteilung, wenn nichts anderes vereinbart ist.
• Nach Verbrauch
  Besonders bei Heizkosten und Warmwasser in der Heizkostenabrechnung üblich. Ein Großteil (mindestens 50 %, maximal 70 %) der Kosten wird nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet, der Rest z. B. nach Fläche.
• Nach Personenzahl
  Die Kosten werden entsprechend der im Haushalt lebenden Personen verteilt – etwa bei Müllabfuhr oder Wasserverbrauch.
  ➤ Nur zulässig, wenn vertraglich vereinbart.
• Nach Wohneinheiten
  Alle Parteien zahlen denselben Anteil – unabhängig von Größe oder Nutzung.
  ➤ Nur bei gleich großen Wohnungen oder bei Kosten, die alle in gleichem Maße betreffen (z. B. Antennenanlage).

Tipp:
Für jede Kostenart kann ein eigener Umlageschlüssel im Mietvertrag festgelegt werden. Wichtig ist nur: Die Verteilung muss nachvollziehbar und nachvollziehbar dokumentiert sein.

Gut zu wissen:
Der sogenannte Kostenverteilungsschlüssel entscheidet oft darüber, ob eine Abrechnung als gerecht empfunden wird – klare Absprachen im Mietvertrag vermeiden spätere Konflikte.

Vermieter:innen sind gesetzlich verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen. Versäumt man diese Frist, verfällt der Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung – eine Rückerstattung zugunsten der Mieter:innen bleibt jedoch bestehen.

Fristen im Überblick:

• Abrechnungszeitraum: Meist 1. Januar bis 31. Dezember eines Kalenderjahres
• Frist zur Zustellung: Bis spätestens 31. Dezember des Folgejahres
  → Beispiel: Für das Jahr 2024 muss die Abrechnung bis 31.12.2025 bei den Mieter:innen eingehen.

Wichtig:
Entscheidend ist nicht das Absendedatum, sondern der Eingang der Abrechnung bei den Mieter:innen. Ein verspäteter Versand kann also finanzielle Folgen für Vermieter haben.

Zieht ein:e Mieter:in während des laufenden Jahres aus, bleibt der Abrechnungszeitraum trotzdem bestehen. Die Abrechnung erfolgt nach Ablauf des Gesamtjahres, nicht zum Zeitpunkt des Auszugs.

Tipp:
Vermieter:innen dürfen in diesem Fall einen Teil der Kaution einbehalten, bis die Betriebskostenabrechnung erstellt ist. Dafür sollten beim Auszug die Zählerstände dokumentiert werden.

• Nachforderungen verfallen, wenn die Frist überschritten wird
• Guthaben der Mieter:innen müssen auch nach Fristablauf erstattet werden
• Es gibt keine Verlängerung der Abrechnungsfrist – auch nicht bei Krankheit, Urlaub oder fehlenden Unterlagen
  

Auch Mieter:innen haben Rechte, wenn sie eine Betriebskostenabrechnung erhalten – besonders dann, wenn sie Unklarheiten oder Fehler vermuten. Als Vermieter:in solltest du wissen, welche Schritte deine Mieter:innen in solchen Fällen einleiten können.

Diese Möglichkeiten haben Mieter:innen:

• Widerspruch einlegen: Mieter:innen haben bis zu ein Jahr nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Einwände schriftlich geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Belegeinsicht verlangen: Vermieter:innen sind verpflichtet, auf Wunsch Einblick in alle zugrunde liegenden Rechnungen und Unterlagen zu gewähren.
• Zahlung zurückhalten oder kürzen: Wenn einzelne Posten unklar oder rechtlich nicht zulässig sind, dürfen Mieter:innen diese vorläufig einbehalten oder kürzen, bis der Sachverhalt geklärt ist.

Hinweis:
Ein transparenter, vollständiger Aufbau der Abrechnung und die saubere Archivierung aller Belege helfen dabei, Rückfragen von Anfang an zu vermeiden – und sorgen für ein vertrauensvolles Mietverhältnis.

Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung kann teuer werden. Entweder, weil Nachzahlungen nicht durchsetzbar sind – oder weil Mieter:innen berechtigte Einwände haben. Viele formale und inhaltliche Fehler lassen sich jedoch mit dem richtigen Wissen leicht vermeiden.

Die häufigsten Fehler auf einen Blick:

• Keine Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag: Ohne klare Regelung zur Umlage der Betriebskosten ist keine Abrechnung möglich.
• Unvollständige oder falsche Angaben: Fehlen Pflichtbestandteile wie Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel oder Kostenaufstellung, ist die Abrechnung formell unwirksam.
• Nicht umlagefähige Kosten enthalten: Verwaltungskosten, Reparaturen oder Rücklagen dürfen nicht auf Mieter:innen umgelegt werden.
• „Sonstige Betriebskosten“ nicht konkret definiert: Nur wenn sie im Mietvertrag eindeutig benannt sind, dürfen sie abgerechnet werden.
• Verteilerschlüssel weicht vom Mietvertrag ab: Stimmen die Angaben nicht mit dem Vertrag überein, kann die Abrechnung angefochten werden.
• Gewerbeeinheiten nicht berücksichtigt: Bei gemischten Objekten (z. B. mit Läden) müssen diese anteilig herausgerechnet werden.
• Fristversäumnis: Geht die Abrechnung zu spät bei dem:der Mieter:in ein, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung.

Tipp:
Mit digitalen Tools wie VermietenPlus kannst du häufige Fehler vermeiden. Das System führt dich durch alle nötigen Schritte und stellt sicher, dass deine Abrechnung vollständig und rechtssicher ist.

Die Betriebskostenabrechnung ist mehr als eine formale Pflicht: Sie schafft Transparenz zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen, schützt vor Streitigkeiten und stellt sicher, dass Vorauszahlungen korrekt mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen werden.

Wer alle Pflichtangaben berücksichtigt, zulässige Betriebskosten richtig umlegt und die gesetzlichen Fristen einhält, ist auf der sicheren Seite – sowohl rechtlich als auch in der Kommunikation mit den Mietparteien.

Tipp zum Abschluss:
Mit digitalen Tools wie VermietenPlus sparst du dir Zeit, vermeidest typische Fehler und erstellst deine Betriebskostenabrechnung einfach, strukturiert und rechtssicher – inklusive Downloadfunktion und direktem Versand an deine Mieter:innen.