Nebenkostenpauschale: Hö­he, Be­rech­nung & An­pas­sung

Die Nebenkostenpauschale kann alternativ zur Nebenkostenvorauszahlung angewendet werden. Sie hilft Vermieter:innen Zeit zu sparen, birgt aber auch ein gewisses Risiko. Was sie sonst noch ausmacht, erläutern wir dir in diesem Beitrag.

Die Nebenkostenpauschale ist ein fester Betrag, den die Mietpartei zur Deckung der monatlichen Nebenkosten zusammen mit der Grundmiete an den:die Vermieter:in zahlt. Sie kann alternativ zur Nebenkostenvorauszahlung zum Einsatz kommen und ist in § 556 und 560 BGB geregelt.

Die Nebenkostenpauschale wird zu Beginn des Mietverhältnisses berechnet und vertraglich mit der Mietpartei vereinbart. In ihr sind die umlagefähigen Nebenkosten wie Müllentsorgung, Hausmeister usw. pauschal enthalten.

Gut zu wissen: Welche Nebenkosten umlagefähig sind, regelt § 2 der Betriebskostenverordnung. Alle umlagefähigen Nebenkosten, die du ansetzen willst, müssen konkret im Mietvertrag genannt werden.
Anders als bei der Nebenkostenvorauszahlung spielt die Höhe der tatsächlichen Nebenkosten hier keine Rolle. Du kannst als Vermieter:in auf eine vollständige Nebenkostenabrechnung verzichten.

Einen Nachteil hat die Nebenkostenpauschale: Du riskierst als Vermieter:in, dass die Pauschale die tatsächlichen Kosten unterschreitet und du draufzahlst. Darum ist die Nebekostenvorauszahlung in den meisten Mietverhältnissen das bevorzugte Modell. Ausnahmen bilden unter Umständen Studentenwohnheime und Kurzzeitvermietungen.

Die Nebenkostenpauschale erspart dir den Aufwand einer umfangreichen Nebenkostenabrechnung. Gleichzeitig sind folgende Punkte zur berücksichtigen:

Wichtig bei der vertraglichen Gestaltung ist, dass du im Mietvertrag ganz genau anführst, welche Nebenkosten unter die Pauschalzahlung fallen und ob ein Teil gesondert abgerechnet wird. Anders als bei der Nebenkostenvorauszahlung reicht kein Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Unklare Begrifflichkeiten oder die Vermischung mit der Nebenkostenvorauszahlung haben unter Umständen zur Folge, dass die Vertragsklauseln unwirksam sind. Um dir die Möglichkeit zur Erhöhung der Nebenkostenpauschale aufrechtzuerhalten, muss dies im Mietvertrag verankert sein.

Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Warmwasser dürfen laut Heizkostenverordnung nicht vollständig durch eine Pauschale abgedeckt werden. Sie müssen mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die verbleibenden Kosten können durch die Pauschale gedeckt werden, sofern dies im Mietvertrag klar geregelt ist. Auch Stromkosten sind gesplittet, und zwar in Allgemeinstrom und Haushaltsstrom.

Dabei fließt der Allgemeinstrom für Gemeinschaftsräume und Flächen in die Nebenkostenpauschale ein, für den Haushaltsstrom ist jeder Mieter selbst verantwortlich und schließt einen Vertrag mit einem Anbieter nach eigener Wahl.

Vermieter:innen sind verpflichtet, diese Nebenkosten separat auszuweisen und abzurechnen, es sei denn, sie betreffen Einliegerwohnungen oder Objekte, bei denen eine verbrauchsabhängige Messung wirtschaftlich nicht zumutbar ist (§ 11 Heizkostenverordnung).

Steigen die Betriebskosten, ist dies zu deinem Nachteil. Du kannst keine Nachforderung stellen. Eine Anpassung ist nur möglich, wenn diese Option im Mietvertrag so verankert ist. Dagegen musst du bei sinkenden Betriebskosten, die niedrigeren Kosten sofort berücksichtigen, die Nebenkostenpauschale entsprechend reduzieren.

Auch deine Mieter:innen können eine Senkung der Nebenkostenpauschale verlangen, wenn beispielsweise ein:e Mieter:in ausgezogen ist und sich damit die Anzahl der Mieter:innen verringert hat.

Um die Nebenkostenpauschale rechtssicher einzurichten und eine angemessene Höhe festzulegen, müssen Vermieter:innen einige wichtige Aspekte beachten. Dabei gelten sowohl gesetzliche Regelungen als auch praktische Empfehlungen:

1. Verankerung im Mietvertrag:
   Die Nebenkostenpauschale muss klar und detailliert im Mietvertrag geregelt werden. Dazu gehört, dass alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung aufgeführt werden. Ein allgemeiner Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht nicht aus.
2. Verbrauchsabhängige Kosten berücksichtigen:
   Kosten für Heizung und Warmwasser dürfen laut Heizkostenverordnung nicht vollständig pauschal abgerechnet werden. Mindestens 50 Prozent dieser Kosten müssen verbrauchsabhängig aufgeschlüsselt werden.
3. Angemessene Höhe festlegen:
   Die Höhe der Pauschale sollte den durchschnittlichen Betriebskosten der Immobilie entsprechen. Orientierung bieten Vergleichswerte wie die Pauschale des Vormieters oder der Betriebskostenspiegel.
4. Sicherheitszuschlag einrechnen:
   Um Schwankungen bei den Betriebskosten aufzufangen, darf ein Sicherheitszuschlag von bis zu 20 Prozent über den Vergleichswerten angesetzt werden. Wichtig ist, dass die Pauschale dadurch nicht als Mietpreisüberhöhung gilt (§ 5 WiStrG).
5. Ausnahmen und Besonderheiten:
   Bei Objekten wie Einliegerwohnungen oder Gemeinschaftsflächen können besondere Regelungen greifen, etwa die Pauschalierung von Haushaltsstrom. Solche Sonderregelungen sollten ebenfalls explizit im Mietvertrag festgehalten werden.

Mit diesen Maßnahmen schaffen Vermieter:innen eine solide Grundlage, um die Nebenkostenpauschale rechtssicher und wirtschaftlich zu gestalten.

Preissteigerungen bei den Nebenkosten können die Vermietung mit Nebenkostenpauschale unrentabel machen. Eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale kann notwendig sein.

Diese Voraussetzungen müssen zutreffen:

• Anpassungsklausel im Mietvertrag:
  Vermieter:innen sollten eine Klausel im Mietvertrag aufnehmen, die eine Erhöhung der Pauschale gemäß § 560 BGB ermöglicht.
• Information der Mieter: In einer gesonderten Erklärung musst du der Mietpartei den Grund für die Erhöhung der Nebenkostenpauschale nennen.
  
  

In den meisten Fällen handelt es sich um eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale, in seltenen Fällen um eine Absenkung.

Sind die Betriebskosten tatsächlich gestiegen, kannst du deinen Mieter:innen eine Anpassungserklärung gemäß § 560 Absatz 1 Satz 1 und 2 BGB zukommen lassen. Dabei bist du verpflichtet, einen konkreten Grund für die Anpassung der Pauschale zu nennen.

Enthält der Mietvertrag die Klausel zur Erhöhung der Nebenkostenpauschale, hast du gute Karten. Wenn die Mieter:innen keinen Widerspruch einlegen, kannst du die Nebenkostenpauschale auch erhöhen. Frühestens zum Beginn des übernächsten Monats nach Eingang der Mitteilung (§ 560 Absatz 2 BGB) ist die Erhöhung der Nebenkostenpauschale rechtskräftig.

Eine rückwirkende Erhöhung ist unter der Voraussetzung möglich, dass du die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnisname der höheren Kosten an die Mieter:innen schickst. Eine Begründung für die Erhöhung der Nebenkostenpauschale ist auch hier zwingend erforderlich. Diese könnte z. B. beinhalten, dass sich die Erhöhung erst im Nachhinein offenbart hat. Leider kannst du die Nebenkostenpauschale nicht im Vorhinein erhöhen, wenn du höhere Nebenkosten erwartest.

Eine Senkung der Nebenkostenpauschale kommt seltener vor, ist aber auch deutlich unkomplizierter. Du musst keine besonderen Voraussetzungen erfüllen. Ist die Nebenkostenpauschale zu hoch, hast du als Vermieter:in die Pflicht, der Mietpartei die Ermäßigung der Pauschale direkt ab dem Zeitpunkt der Kostensenkung mitzuteilen.

Die Nebenkostenpauschale bietet einige Vorteile, wie die Entlastung durch den Wegfall einer Abrechnung, bringt aber auch Nachteile mit sich.

Hier die wichtigsten Vor- und Nachteile im Überblick:

• Du ersparst dir eine vollständige Nebenkostenabrechnung (Heiz- und Warmwasserkosten müssen dennoch abgerechnet werden)
• Es sind keine Rückzahlungen an die Mieter:innen notwendig.
  
• Erhöhungen und rückwirkende Erhöhungen der Nebenkostenpauschale sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
  

• Die tatsächliche Höhe der Nebenkosten lässt sich nur schwer einschätzen. Eine angemessene Höhe zu kalkulieren, kann sich darum als schwierig erweisen. Dies birgt Streitpotential mit den Mieter:innen.
• Für die Rechtswirksamkeit müssen im Mietvertrag alle Nebenkosten einzeln aufgezählt werden, die in die Pauschale einfließen sollen.
• Die Vereinbarungen über die Nebenkostenpauschale und die Möglichkeit einer Erhöhung müssen im Mietvertrag fehlerfrei und rechtswirksam geschlossen worden sein.
  
• Wenig Flexibilität: Alle Anpassungen und Änderungen müssen schriftlich erfolgen und bedürfen der Einwilligung des:der Mieter:in.
  

Die tatsächlichen Nebenkosten können deutlich höher ausfallen als die Pauschale. Vor diesem Hintergrund erscheint eine Umwandlung von Nebenkostenpauschale zur Nebenkostenvorauszahlung wünschenswert.

Ja, es ist möglich, du benötigst allerdings die Zustimmung deiner Mieter:innen und darfst sie nicht benachteiligen. Eine Ausnahme besteht allerdings nach § 556a Absatz 2 BGB: Wenn die neue Variante zu einer genaueren Abrechnung führt, ist keine Zustimmung der Mieter:innen notwendig, wohl aber eine schriftliche Ankündigung.
Da die Nebenkostenvorauszahlung zu einer genaueren Abrechnung führt, solltest du problemlos umsteigen können.

Die Nebenkostenpauschale bietet Vermieter:innen den Vorteil einer vereinfachten Abrechnung, birgt jedoch finanzielle Risiken, da keine Nachforderungen möglich sind. Ihre Anwendung ist sinnvoll, wenn die Kosten überschaubar bleiben, etwa in Studentenwohnheimen oder bei Kurzzeitvermietungen. Eine präzise vertragliche Gestaltung und regelmäßige Überprüfung der Pauschale sind essenziell, um Streitigkeiten zu vermeiden. Vermieter:innen sollten individuell abwägen, ob die Pauschale oder die Vorauszahlung für ihr Mietverhältnis geeigneter ist.