Hausübergabeprotokoll – Vor­la­ge & Mus­ter zum Down­load

Du verkaufst nur mit Hausübergabeprotokoll – und zwar ausnahmslos. Es hält den Zustand von Eigentumswohnung oder Haus mit seinen Mängeln fest und protokolliert die Einigung über die Beseitigung der Mängel. Warum ein Übergabeprotokoll noch sinnvoll ist, wo du eine kostenlose Vorlage herbekommst und wie du mit dem Hausübergabeprotokoll vorgehst – in diesem Beitrag erhältst du einen kompakten Überblick.

Ein Hausübergabeprotokoll-Muster hilft dir, beim Haus- oder Wohnungskauf alle wichtigen Punkte vollständig festzuhalten. Mit einer kostenlosen Vorlage als PDF oder Word sparst du Zeit und stellst sicher, dass nichts vergessen wird – von Zählerständen über Schlüssel bis hin zu Mängeln.

Unsere Muster sind flexibel einsetzbar:

• Hausübergabeprotokoll (PDF/Word) – für den klassischen Immobilienverkauf
• Übergabeprotokoll für den Wohnungskauf – speziell für Eigentumswohnungen geeignet
• Musterprotokoll zur Wohnungsübergabe – wenn zusätzlich eine einzelne Wohnung übergeben wird

Lade dir hier die kostenlose Vorlage des Hausübergabeprotokolls herunter und passe sie individuell an. Damit bist du bei jeder Haus- oder Wohnungsübergabe rechtlich auf der sicheren Seite.

• Hausübergabeprotokoll (Verkauf): Dokumentiert den Zustand der Immobilie (Haus oder Eigentumswohnung) am Übergabetag: Mängel, Zählerstände, Inventar/Dokumente, Vereinbarungen. Es ist das zentrale Protokoll der Übergabe beim Kauf.
• Schlüsselübergabeprotokoll (Verkauf – letzter Schritt): Schlankes Zusatzdokument, das nur die Schlüssel (Art/Anzahl) quittiert und bestätigt, dass alle Schlüssel übergeben wurden. Das Schlüsselübergabeprotokoll schließt den Verkauf faktisch ab und folgt nach Kaufpreiszahlung und Hausübergabeprotokoll (oft im selben Termin).

Praxis-Tipp: Beim Übergabeprotokoll Wohnungskauf (Eigentumswohnung) nutzt du inhaltlich das Hausübergabeprotokoll – ergänzt um WEG‑Unterlagen (Protokolle, Hausgeld, Rücklage). Der Schlüsselteil wird separat im Schlüsselübergabeprotokoll festgehalten.

Ein Hausübergabeprotokoll ist zwar keine gesetzliche Pflicht, in der Praxis aber unverzichtbar.

Es bietet gleich mehrere Vorteile:

• Absicherung: Der Zustand der Immobilie wird zum Zeitpunkt der Übergabe eindeutig dokumentiert – wichtig, falls es später zu Unstimmigkeiten kommt.
• Haftungsausschluss: Verkäufer:innen können nachweisen, dass bestimmte Mängel bereits vor der Übergabe vorhanden waren.
• Transparenz: Käufer:innen erhalten ein klares Bild über den Zustand von Haus oder Eigentumswohnung.
• Vermeidung von Missverständnissen: Beide Seiten sind rechtlich und praktisch auf der sicheren Seite, da alles schriftlich festgehalten wird.

So schützt das Protokoll Käufer:in und Verkäufer:in gleichermaßen und schafft Vertrauen in den gesamten Kaufprozess.

Damit das Hausübergabeprotokoll vollständig und rechtssicher ist, sollten folgende Punkte enthalten sein:

• Identifikation: Namen und Kontaktdaten von Käufer:in und Verkäufer:in sowie die vollständige Adresse der Immobilie.
• Bestandsaufnahme: Beschreibung aller Räume, Außenanlagen, Keller, Garage oder Garten.
• Mängel und Schäden: Auflistung vorhandener Mängel mit genauer Beschreibung und – falls vereinbart – einer Regelung zur Beseitigung.
• Zählerstände: Aktuelle Werte von Strom, Gas, Wasser und ggf. Heizungszählern.
• Inventar: Liste der mit übergebenen Gegenstände, z. B. Einbauküche, Möbel oder Geräte.
• Schlüssel: Anzahl und Art aller übergebenen Schlüssel (Haus-, Wohnungs-, Keller-, Briefkastenschlüssel etc.).
• Dokumente: Wichtige Unterlagen wie Bedienungsanleitungen, Wartungs- oder Garantienachweise.
• Individuelle Vereinbarungen: Besondere Absprachen, die über Standardangaben hinausgehen.
• Unterschriften: Beide Parteien bestätigen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit des Protokolls.

Ein detailliertes Protokoll schützt Käufer:in und Verkäufer:in gleichermaßen und vermeidet spätere Missverständnisse.

Die Erstellung des Hausübergabeprotokolls erfolgt in der Regel bei der Schlüsselübergabe – also nachdem der Kaufvertrag unterschrieben und der Kaufpreis vollständig bezahlt wurde.

• Wer erstellt das Protokoll?
  Meist übernimmt der:die Verkäufer:in die Erstellung. In der Praxis kann das Protokoll aber auch vom Makler oder einer neutralen Person vorbereitet werden. Wichtig ist, dass beide Parteien das Dokument gemeinsam prüfen und ergänzen.
• Schritt-für-Schritt-Ablauf bei der Hausübergabe:
  1. Termin zur Hausübergabe vereinbaren
  2. Immobilie gemeinsam begehen und Zustand prüfen
  3. Alle relevanten Daten (Zählerstände, Mängel, Inventar, Schlüssel) eintragen
  4. Eventuelle Vereinbarungen zur Mängelbeseitigung festhalten
  5. Protokoll von Käufer:in und Verkäufer:in unterschreiben lassen
  6. Jede Partei erhält ein vollständiges Exemplar des Übergabeprotokolls

So wird sichergestellt, dass beide Seiten denselben Stand dokumentiert haben und spätere Unstimmigkeiten ausgeschlossen sind.

Die Erstellung des Hausübergabeprotokolls erfolgt klassischerweise bei der Schlüsselübergabe – nachdem der Kaufpreis gezahlt und der Kaufvertrag unterzeichnet wurde.

In der Praxis lohnt es sich, auf Folgendes zu achten:

• Zeitpunkt: Das Protokoll wird direkt bei der Schlüsselübergabe erstellt – ein zentraler Schritt im Übergabeprozess.
• Mit Makler: Makler:innen übernehmen meist Organisation und Protokollerstellung. Das sorgt für einen professionellen Ablauf und entlastet beide Parteien.
• Ohne Makler: Wer privat verkauft, sollte auf eine sorgfältige Dokumentation achten. Bei älteren Häusern kann ein:e unabhängige:r Gutachter:in helfen, schwer erkennbare Mängel (z. B. Dach, Keller, Leitungen) frühzeitig festzuhalten.
• Unterlagen: Notiere im Protokoll auch, welche Dokumente übergeben wurden – etwa Baupläne, Energieausweis oder Wartungsnachweise. Das macht das Hausübergabeprotokoll (PDF oder Word) bzw. Übergabeprotokoll Eigentumswohnung vollständig.
• Mängel: Werden vorhandene Schäden transparent aufgeführt, reduziert das Haftungsrisiko. Das Protokoll kann zudem eine Frist zur Nachbesserung dokumentieren („zweite Chance“).

In den meisten Fällen beauftragen Käufer:innen eine:n Gutachter:in, um vor Vertragsunterzeichnung den tatsächlichen Zustand der Immobilie zu prüfen. So lassen sich versteckte Mängel erkennen und spätere Kosten vermeiden.

Für Verkäufer:innen ist ein Gutachten zwar keine Pflicht, kann aber sinnvoll sein:

• Vertrauen schaffen: Ein unabhängiges Gutachten signalisiert Offenheit und kann Kaufinteressierte überzeugen.
• Haftung reduzieren: Werden Mängel von Anfang an transparent gemacht, lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden.
• Bessere Verhandlungsbasis: Mit klaren Fakten zur Immobilie können Preisverhandlungen objektiver geführt werden.
  

Bei der Erstellung eines Hausübergabeprotokolls gibt es je nach Immobilientyp einige Besonderheiten zu beachten.
 

• Hausverkauf:
  Beim Verkauf eines Hauses trägt in erster Linie der:die Verkäufer:in die Verantwortung für ein vollständiges Übergabeprotokoll. Neben der Erfassung des Zustands der Immobilie, sollten auch alle relevanten Unterlagen übergeben werden – zum Beispiel:
  • Mietverträge und Mieterakten (falls das Haus vermietet ist)
  • Baupläne, Grundrisse und statische Berechnungen
  • Energieausweis (seit 2009 verpflichtend)
  • Grundsteuerbescheide
  • Versicherungsscheine (z. B. Sturm-, Wasser- oder Feuerschutz)
  • Prüf- und Untersuchungsunterlagen, etwa für Heizung oder Schornstein
  • Verträge für laufende Dienstleistungen wie Internet, Kabelanschluss, Müllabfuhr oder Energieversorgung
  • Rechnungen von kürzlich getätigten Renovierungen (z. B. Fenster, Heizkörper, Küchengeräte) – so können Käufer:innen später eventuelle Garantieansprüche geltend machen
  • Bedienungsanleitungen

So erhält die Käuferseite einen transparenten Überblick über das Objekt und hat alle wichtigen Nachweise in der Hand.

• Eigentumswohnung:
  Beim Übergabeprotokoll für eine Eigentumswohnung muss neben der eigentlichen Wohnung auch das Gemeinschaftseigentum berücksichtigt werden – etwa Treppenhaus, Keller, Tiefgarage oder Außenanlagen. Außerdem sollten Unterlagen wie Protokolle der Eigentümerversammlung, Hausgeldabrechnungen oder Informationen zur Instandhaltungsrücklage übergeben werden. Das schafft Klarheit und verhindert spätere Diskussionen mit der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).

Ein Hausübergabeprotokoll schützt nur dann zuverlässig, wenn es vollständig und korrekt erstellt ist.

Typische Fehler sind:

• Vergessene Angaben: Oft fehlen wichtige Details wie Zählerstände, übergebenes Inventar oder die Anzahl der Schlüssel.
• Fehlende Unterschriften: Ohne die Unterschrift von Käufer:in und Verkäufer:in ist das Protokoll rechtlich wertlos.
• Keine Belege: Werden Mängel beschrieben, sollten nach Möglichkeit auch Fotos oder Dokumente beigelegt werden. Nur so lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden.

Wer diese Punkte beachtet, hat ein sicheres und aussagekräftiges Hausübergabeprotokoll in der Hand.

Ein Hausübergabeprotokoll ist kein Muss, aber fast immer die beste Entscheidung. Es sorgt für Transparenz, schützt Käufer:in und Verkäufer:in gleichermaßen und schafft einen klaren Abschluss des Kaufprozesses. Mit einer kostenlosen Vorlage als PDF oder Word stellst du sicher, dass alle wichtigen Punkte erfasst sind – von Zählerständen über Schlüssel bis zu Dokumenten. So wird die Hausübergabe nicht zur Stressprobe, sondern zum letzten, fairen Schritt eines gelungenen Immobilienverkaufs.