Die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe unterscheidet sich in einigen Punkten von der im Wohnbereich – vor allem, was Fristen, Umlagefähigkeit und rechtliche Spielräume betrifft. Vermieter:innen gewerblicher Objekte sollten die Besonderheiten genau kennen, um rechtssicher abzurechnen und Konflikte zu vermeiden.

Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Betriebskosten müssen im Mietvertrag konkret benannt sein – die BetrKV dient nur als Orientierung.
Zusätzlich können Verwaltungskosten, Wartung technischer Anlagen und Instandhaltungskosten umgelegt werden – wenn sie konkret im Mietvertrag vereinbart sind.
Abrechnung erfolgt inkl. Umsatzsteuer, wenn zur Steuer optiert wurde – Bruttobeträge korrekt ausweisen!
Ein Widerspruch gegen die Abrechnung verjährt nach § 195 BGB erst nach drei Jahren.
Vermieter:innen können die Nebenkostenabrechnung ganz einfach mit VermietenPlus von ImmoScout24 erstellen.
- Nebenkostenabrechnung im Gewerbe: Häufig unterschätzt, oft fehleranfällig
- Welche Nebenkosten können im Gewerbe umgelegt werden?
- Umlageschlüssel bei gemischt genutzten Immobilien
- Fristen und Verjährung bei der Nebenkostenabrechnung im Gewerbe
- Umsatzsteuer bei der Nebenkostenabrechnung im Gewerbe
- Gewerbemietverträge ab 2025: Textform reicht aus
- Häufige Fehler bei der gewerblichen Nebenkostenabrechnung
- Fazit: Saubere Abrechnung vermeidet Streit
- FAQ: Häufige Fragen zur gewerblichen Nebenkostenabrechnung
Viele Vermieter:innen von Gewerbeobjekten gehen davon aus, dass die Nebenkostenabrechnung genauso funktioniert wie im Wohnbereich – ein teurer Irrtum.

Denn:
❗ Bei der gewerblichen Nebenkostenabrechnung gelten andere Spielregeln – und wer diese nicht kennt, riskiert finanzielle Einbußen, rechtliche Konflikte und verlorene Nachforderungen.
In diesem Ratgeber erfährst du:
- Welche Kostenarten umgelegt werden dürfen
- Wie du die Abrechnungen korrekt gestaltest
- Welche Fristen und Verjährungen gelten
- Was bei gemischt genutzten Immobilien oder Umsatzsteuer zu beachten ist
Einfach smart: Verwalte deine Immobilien digital und zentral an einem Ort!
Alles rund um die Verwaltung und Vermietung deiner Immobilien jederzeit griffbereit und mit allen Funktionen, die smarte Vermieter:innen zur erfolgreichen Vermietung brauchen: VermietenPlus.
Im Gewerbemietrecht gibt es – anders als im Wohnraummietrecht – keine gesetzliche Standardregelung, welche Nebenkosten umgelegt werden dürfen. Zwar wird die Betriebskostenverordnung (BetrKV) häufig als Orientierung genutzt, sie ist jedoch rechtlich nicht verbindlich.
Entscheidend ist immer:
Alle umlegbaren Kosten müssen im Mietvertrag konkret benannt sein.
Da es sich bei Gewerbemietverträgen um Verträge zwischen gleich starken Parteien handelt, gilt eine größere Vertragsfreiheit – aber auch mehr Eigenverantwortung für klare Regelungen.
- Wasser und Abwasser
- Heiz- und Warmwasserkosten
- Strom für Allgemeinflächen
- Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste
- Grundsteuer
- Müllentsorgung
- Versicherungen (z. B. Gebäude, Haftpflicht, Glas)
- Verwaltungskosten (Kosten für das Gebäudemanagement, Buchhaltungskosten, Vertragsverwaltung)
- Wartung technischer Anlagen (z. B. Aufzug, Alarmanlage, Lüftung/ Klima, Brandschutz)
- Sicherheitsdienste
- Beiträge zu Werbegemeinschaften
- Erbbauzinsen
- Müllpressen, Containerdienste, Fassadenreinigung
Achtung: Allgemeine Klauseln wie „alle üblichen Betriebskosten“ sind im Gewerbemietrecht nicht ausreichend. Jede Kostenart sollte explizit genannt werden.
Du vermietest ein Büro und dein Mieter zahlt zusätzlich zur regulären Nebenkostenpauschale auch die Wartung der Lüftungsanlage, da diese im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt ist. Solche Zusatzkosten sind in der Gewerbemiete nicht ungewöhnlich – entscheidend ist immer die vertragliche Grundlage.

Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Auch bei Gewerbeobjekten erfolgt die Umlage der Nebenkosten meist anhand eines Flächen-Umlageschlüssels. Dabei wird die angemietete Fläche ins Verhältnis zur Gesamtfläche gesetzt – eine Methode, die sich sowohl bei reiner Gewerbe- als auch bei Privatnutzung bewährt hat.
Gerade bei Mischnutzung – also einer Kombination aus gewerblich und privat genutzten Einheiten – reicht ein pauschaler Verteilerschlüssel oft nicht aus. Denn:
- Gewerbliche Mieter verursachen häufig höhere Betriebskosten (z. B. Wasser, Müll)
- Die Betriebskosten dürfen nicht zu Lasten der privaten Mieter:innen umgelegt werden
- Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass private Mieter nicht benachteiligt werden dürfen
Ein pauschaler Schlüssel für das Gesamtgebäude ist in diesen Fällen rechtlich unzulässig. Es muss klar zwischen privaten und gewerblichen Flächen unterschieden und nach verursachungsgerechten Maßstäben abgerechnet werden.
Für Heizkosten gelten in gemischt genutzten Gebäuden besondere Vorgaben:
Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) ist für den privaten Teil des Gebäudes verpflichtend – auch wenn es sich um ein gemischt genutztes Haus handelt.
Das bedeutet:
- Für die Wohnungen musst du die Heizkosten mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig abrechnen
- Für den Gewerbeteil kannst du die Verteilung frei vereinbaren – nach Fläche, Verbrauch oder Pauschale
- Die Kosten müssen getrennt aufgeschlüsselt und die Nutzungsarten sauber abgegrenzt sein
Gerade bei Gewerbemietverträgen wird häufig die DIN 277 zur Flächenermittlung verwendet. Anders als bei der Wohnflächenverordnung umfasst sie auch:
- Technikräume
- Verkehrsflächen (z. B. Flure)
- Abstellräume, Lager etc.
Das hat Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung – denn:
Je mehr Fläche laut Vertrag zählt, desto höher fällt der Kostenanteil aus.
Daher ist die verwendete Berechnungsgrundlage entscheidend für eine faire und rechtssichere Verteilung.
Prüfe bei gemischt genutzten Gebäuden genau:
- Welche Kostenarten durch welche Nutzung entstehen
- Ob getrennte Abrechnungen nötig sind
- Ob Zähler vorhanden oder nachrüstbar sind
- Welche Flächenberechnungsgrundlage im Mietvertrag genannt wird
Ein Mehrparteienhaus besteht aus:
- 500 m² Gewerbefläche im EG (Büro + Laden)
- 1.000 m² Wohnfläche in den oberen Etagen
Im Jahresverlauf entstehen z. B. folgende Betriebskosten:
- Wasser/Abwasser gesamt: 3.600 €
- Allgemeinstrom gesamt: 1.200 €
- Müllentsorgung gesamt: 2.400 €
Da die gewerblichen Mieter:innen deutlich mehr Müll produzieren und mehr Wasser verbrauchen, sollte die Verteilung nicht pauschal nach Fläche erfolgen. Stattdessen empfiehlt sich:
- Wasser/Abwasser: nach tatsächlichem Verbrauch (Zähler) oder verursachungsbezogenem Schlüssel
- Allgemeinstrom: nach Quadratmeteranteil
- Müllentsorgung: pauschalierte Mehrbelastung fürs Gewerbe (z. B. 60/40 statt 33/66)
So stellst du sicher, dass die privaten Mieter:innen nicht benachteiligt werden und der Umlageschlüssel rechtlich standhält.

Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Auch wenn Gewerbemietverhältnisse mehr Vertragsfreiheit bieten, gibt es klare Regeln, wann und wie Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung gestellt werden dürfen.
Grundsätzlich gilt:
Die Abrechnung muss dem:der Mieter:in innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
Auch im Gewerbemietrecht hat sich diese Frist als angemessen und marktüblich etabliert. Steht dem:der Mieter:in innerhalb dieses Zeitraums keine vollständige und ordnungsgemäße Abrechnung zur Verfügung, kann er:sie die Nachzahlung zunächst verweigern.
Im Unterschied zum Wohnraummietrecht dürfen Vermieter:innen im Gewerbe innerhalb von drei Jahren noch nachbessern, also eine unvollständige oder fehlerhafte Abrechnung korrigieren und Forderungen geltend machen – sofern keine Verwirkung vorliegt.
Das ist für dich als Vermieter:in ein Vorteil – aber keine Einladung zur Nachlässigkeit. Eine zeitnahe und vollständige Abrechnung sorgt für Klarheit und reduziert Konfliktpotenzial.
Der Anspruch auf Nachzahlung verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung gestellt oder hätte gestellt werden müssen.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum 2022 → Abrechnung bis Ende 2023 → Verjährung am 31.12.2026
✅ Fazit:
- Abrechnung möglichst innerhalb von 12 Monaten erstellen
- Korrekturen sind bis zu 3 Jahre später möglich
- Nachforderungen verjähren nach 3 Jahren, gerechnet ab Jahresende
Wenn du als Vermieter:in zur Umsatzsteuer optierst, gilt diese Pflicht auch für die Betriebskostenabrechnung.
Was das heißt:
- Betriebskosten müssen brutto abgerechnet werden
- Umsatzsteuer (meist 19 %) muss offen ausgewiesen sein
- Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttosumme müssen klar getrennt werden
- Gilt auch bei bloßer Durchleitung von Kosten
Tipp: Fehler bei der Umsatzsteuer können zu Nachforderungen führen. Im Zweifel solltest du die Abrechnung mit dem:der Steuerberater:in abstimmen.

Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Ab dem 1. Januar 2025 genügt bei Gewerberaummietverträgen die Textform. Das bedeutet:
- Verträge können per E-Mail, Fax oder PDF-Dokument rechtswirksam abgeschlossen und geändert werden.
- Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht mehr erforderlich
Was bedeutet das für die Betriebskostenregelung?
Auch wenn künftig kein Papiervertrag mehr nötig ist:
Die Regelungen zu Betriebskosten müssen nach wie vor konkret und eindeutig formuliert werden – und sie müssen sich im Text wiederfinden.
Denn: Nur was schriftlich fixiert ist, kann auch rechtssicher umgelegt werden.
Nutze die neue Flexibilität, aber achte umso mehr auf die saubere und vollständige Formulierung deiner Betriebskostenklauseln – egal, ob in Word oder als Mail.
Damit die Abrechnung rechtssicher und nachvollziehbar bleibt, solltest du diese typischen Fehler vermeiden:
- Unklare oder fehlende Regelungen im Mietvertrag
→ Nur konkret vereinbarte Kosten dürfen umgelegt werden - Nicht umlegbare Kostenarten werden abgerechnet
→ Instandhaltungen, nicht vereinbarte Sonderposten etc. - Fehlende Belege oder unvollständige Nachweise
→ Nachvollziehbarkeit ist Pflicht – besonders bei Sonderkosten - Versäumte Fristen oder unklare Abrechnungszeiträume
→ Späte oder vergessene Abrechnungen riskieren Forderungsausfall - Verwechslung mit dem Wohnraummietrecht
→ Im Gewerbe gelten andere Regeln – keine automatische BetrKV-Anwendung

Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe bietet dir als Vermieter:in viele Gestaltungsspielräume – aber auch klare Pflichten. Wer auf klare vertragliche Regelungen, transparente Kostenverteilung und fristenkonforme Abrechnung achtet, schafft Vertrauen und vermeidet unnötige Auseinandersetzungen mit Mieter:innen.
Und denk daran: Ab 2025 kannst du Gewerbemietverträge ganz einfach per Textform abschließen – umso wichtiger, dass alle Betriebskostenregelungen von Anfang an stimmen.
Einfach smart: Verwalte deine Immobilien digital und zentral an einem Ort!
Alles rund um die Verwaltung und Vermietung deiner Immobilien jederzeit griffbereit und mit allen Funktionen, die smarte Vermieter:innen zur erfolgreichen Vermietung brauchen: VermietenPlus.
FAQ: Häufige Fragen zur gewerblichen Nebenkostenabrechnung
-
Welche Nebenkosten kann ich auf gewerbliche Mieter umlegen?
-
Alle Kosten, die im Mietvertrag konkret benannt sind – z. B. Betriebskosten laut BetrKV, aber auch Verwaltung, Sicherheit, Technik (wenn vereinbart).
-
Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe?
-
In der Regel solltest du innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungszeitraum abrechnen. Nachbesserungen sind bis zu drei Jahre lang möglich.
-
Wie viel Nebenkosten Gewerbe sind normal?
-
Das hängt stark von Objektart und Lage ab – zwischen 2 und 5 €/m² monatlich sind typische Richtwerte, bei Spezialnutzung (Gastro, Einzelhandel) auch mehr.
-
Wann verjährt eine Nebenkostenabrechnung für ein Gewerbe?
-
Nachforderungen verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB) – gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde.

Nadine Kunert informiert dich als Immobilienexpertin und Redakteurin von ImmoScout24 mit informativen und sorgfältig recherchierten Inhalten rund um das Thema Immobilienverkauf und Vermietung. Nadine ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin, hat viele Jahre als Content Managerin in der Baubranche gearbeitet und ist seit 10 Jahren selbst Vermieterin. Dadurch hat sie einen praxisnahen Bezug und strebt danach, die Themen leserfreundlich und verständlich für dich aufzubereiten.
Die ImmoScout24 Redaktion verfasst jeden Beitrag nach strengen Qualitätsrichtlinien und bezieht sich dabei auf seriöse Quellen und Gesetzestexte. Unsere Redakteur:innen haben ein hohes Niveau an Immobilienwissen und informieren Sie als Expert:innen mit informativen und vertrauenswürdigen Inhalten. Wir verbessern und optimieren unsere Inhalte kontinuierlich und versuchen, sie so leserfreundlich und verständnisvoll wie möglich aufzubereiten. Unser Anliegen ist es dabei, Ihnen eine erste Orientierung zu bieten. Für persönliche Anfragen Ihrer rechtlichen oder finanziellen Anliegen empfehlen wir Ihnen, eine:n Rechts-, Steuer-, oder Finanzberater:in hinzuzuziehen.