Was macht ei­ne Haus­ver­wal­tung? Auf­ga­ben, Pflich­ten & Tipps für Ei­gen­tü­mer

Du bist Eigentümer:in einer Immobilie und fragst dich, ob du eine Hausverwaltung brauchst – oder was genau sie eigentlich leistet? Ob Mietshaus, Eigentumswohnung oder ganze Wohnanlage: Eine professionelle Hausverwaltung kümmert sich um den reibungslosen Betrieb deiner Immobilie – technisch, kaufmännisch und rechtlich. In diesem Ratgeber erfährst du, welche Aufgaben sie übernimmt, welche Rechte sie hat, was sie kosten darf und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Eine Hausverwaltung übernimmt im Auftrag von Eigentümer:innen oder Eigentümergemeinschaften die umfassende Betreuung einer Immobilie – organisatorisch, technisch, kaufmännisch und rechtlich.

Das Ziel: Der Werterhalt der Immobilie, ein reibungsloser Betrieb und zufriedene Mieter:innen.

In der Praxis gibt es drei Formen der Hausverwaltung:

Je nachdem, ob es sich um eine Mietverwaltung oder eine WEG-Verwaltung handelt, unterscheiden sich die Aufgaben deutlich – rechtlich wie organisatorisch. In der Mietverwaltung sind viele Leistungen frei vereinbar, bei der WEG-Verwaltung gelten die gesetzlichen Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG).

• Verwaltung der Mieteinnahmen
• Erstellung der Nebenkostenabrechnung
• Neuvermietungen
• Vertretung in Rechtsangelegenheiten
• Beauftragung von Handwerkern bei Reparaturen, Unterstützung von größeren Sanierungen, Überwachung von Wartungsarbeiten
• Beauftragung von Dienstleistern zur Pflege des Objekts: Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst
• Vertragsmanagement von Versicherern, Ver- und Entsorgungsunternehmen

Die durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellte WEG-Verwaltung ist für das Gemeinschaftseigentum zuständig – nicht für das Sondereigentum, es sei denn, ein separater Vertrag regelt das.

• Erstellung des Wirtschaftsplans und Verwaltung der Rücklagen
• Durchführung und Dokumentation der Eigentümerversammlung
• Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
• Kontrolle und Beauftragung von Instandhaltungen und Sanierungen
• Verwaltung von Versicherungen und Verträgen
• Kommunikation mit Behörden und Dienstleistern

Nun schauen wir uns die Aufgabenbereiche detaillierter an.

Eine der zentralen Aufgaben der Hausverwaltung ist die technische Betreuung der Immobilie – also alles, was den baulichen Zustand betrifft. 

• Instandhaltung & Reparaturen: Organisation von Maßnahmen zur Erhaltung der Immobilie (z. B. Dach, Heizung, Sanitär)
• Wartungsverträge & Prüfpflichten: Abschluss, Überwachung und Kontrolle regelmäßiger Wartungen (z. B. Aufzug, Brandschutz, Heizungsanlage)
• Handwerkerkoordination: Einholung von Angeboten, Beauftragung, Überwachung von Arbeiten
• Sanierungsmaßnahmen: Planung, Umsetzung und Kontrolle größerer baulicher Eingriffe
• Kontrolle & Mängelmanagement: Regelmäßige Objektbegehungen, Erfassung von Schäden, Mängelbeseitigung
• Beschaffung & Austausch: Ersatz defekter Geräte (z. B. Türsprechanlagen, Beleuchtung), Schlüsselverwaltung

Praxisbeispiel:

Ein Wasserschaden wird gemeldet. Die Hausverwaltung prüft die Ursache, beauftragt einen Installateur, informiert ggf. die Versicherung und dokumentiert den Vorgang – ohne dass sich Eigentümer:innen selbst kümmern müssen.

Die Hausverwaltung übernimmt für Eigentümer:innen oder Eigentümergemeinschaften eine Vielzahl kaufmännischer Aufgaben – also alles rund ums Geld, Verträge und wirtschaftliche Abläufe.

Typische kaufmännische Aufgaben:

• Verwaltung von Mieteinnahmen:
  Die Hausverwaltung zieht Mieten ein, überwacht Zahlungseingänge und mahnt säumige Zahlungen an.
• Erstellung der Nebenkostenabrechnung:
  Jährliche Abrechnung aller umlagefähigen Betriebskosten gemäß Mietvertrag oder WEG-Beschluss – transparent und gesetzeskonform.
• Buchhaltung & Zahlungsverkehr:
  Lückenlose Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, Prüfung und Begleichung von Rechnungen.
• Ermittlung des Wirtschaftsplans (bei WEGs):
  Prognose der zu erwartenden Kosten fürs nächste Jahr und Vorschlag zur Höhe des Hausgelds.
• Verwaltung der Instandhaltungsrücklage:
  Bildung und Pflege eines finanziellen Puffers für notwendige Reparaturen und Sanierungen.
• Versicherungsmanagement:
  Abschluss, Überprüfung und Abwicklung von Gebäudeversicherungen, Haftpflicht oder Rechtsschutz im Schadensfall.

Neben technischen und kaufmännischen Tätigkeiten übernimmt die Hausverwaltung auch juristische Aufgaben – insbesondere in der WEG-Verwaltung, aber auch im Mietverhältnis, wenn beauftragt.

Typische juristische Aufgaben:

• Organisation der Eigentümerversammlungen:
  Einladung, Tagesordnung, Durchführung und Protokollierung gemäß
  § 24–26 WEG – inklusive Beschlussvorlagen und rechtssicherer Dokumentation.
• Umsetzung von Beschlüssen:
  Sobald die Eigentümergemeinschaft eine Maßnahme beschließt, ist die Verwaltung für deren Umsetzung verantwortlich – z. B. die Beauftragung einer Dachsanierung.
• Durchsetzung der Hausordnung:
  Bei Beschwerden oder Regelverstößen kann die Verwaltung Mieter:innen abmahnen, Gespräche führen oder externe Dienstleister einschalten.
• Kommunikation mit Behörden & Dienstleistern:
  Die Verwaltung fungiert als Ansprechpartner für Stadt, Versorger, Abfallwirtschaft oder Versorgungsunternehmen.
• Vertretung der Eigentümer:innen:
  In bestimmten Angelegenheiten darf die Verwaltung gegenüber Dritten rechtlich auftreten – etwa bei Verträgen mit Versicherern oder Energieversorgern.

Die Hausverwaltung handelt nicht willkürlich – sie agiert auf Grundlage eines Vertrags oder eines Mehrheitsbeschlusses (bei WEGs) und innerhalb eines klaren rechtlichen Rahmens. 

Für WEGs gelten insbesondere die §§ 27f des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Dort ist geregelt, welche Aufgaben der Verwalter zwingend übernimmt – z. B. Erstellung des Wirtschaftsplans, Einberufung der Versammlung und Verwaltung der Gelder.

Typische Rechte einer Hausverwaltung:

• Kontoverwaltung:
  Zugriff auf das Miet- oder Hausgeldkonto, Begleichung von Rechnungen, Einzug von Zahlungen, Rücklagenbildung
• Weisungsbefugnis gegenüber Dienstleistern:
  Handwerker, Reinigungsdienste oder Hausmeister werden über die Verwaltung gesteuert
• Entgegennahme & Prüfung von Rechnungen:
  Die Verwaltung kann Angebote einholen, vergleichen und Zahlungen nach Prüfung veranlassen
• Begrenzte Entscheidungsfreiheit bei Ausgaben:
  Kleinere Reparaturen (z. B. bis 500 €) können meist ohne Rücksprache beauftragt werden – größere Maßnahmen erfordern eine Zustimmung oder Beschlussfassung
• Vertretung nach außen:
  Die Hausverwaltung handelt als bevollmächtigter Vertreter der Eigentümergemeinschaft, z. B. gegenüber Behörden, Dienstleistern oder Versicherungen

Grenzen der Befugnisse:

• Keine eigenmächtige Neuvermietung (außer vertraglich vereinbart)
• Keine baulichen Veränderungen ohne Beschluss
• Keine gerichtliche Vertretung ohne ausdrückliche Vollmacht

Ob Einfamilienhaus, Mehrparteienhaus oder Eigentumswohnung – eine Hausverwaltung kann für viele Eigentümer:innen sinnvoll sein. Je nach Objektart und persönlicher Situation unterscheidet sich jedoch, ob und welche Art von Verwaltung empfehlenswert ist. 

• Private Vermieter:innen mit wenig Zeit oder Erfahrung:
  Wer nicht selbst die Mietverträge verwalten, Nebenkosten abrechnen oder Handwerker koordinieren will, entlastet sich mit einer Mietverwaltung erheblich.
• Eigentümer:innen von Mehrfamilienhäusern:
  Sobald mehrere Mieteinheiten involviert sind, steigt der Verwaltungsaufwand deutlich. Eine Hausverwaltung sorgt für professionelle Abläufe und klare Kommunikation mit Mieter:innen.
• Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs):
  Die WEG-Verwaltung ist hier fast unverzichtbar – sie stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten, Eigentümerversammlungen ordnungsgemäß durchgeführt und Beschlüsse umgesetzt werden.
• Kapitalanleger:innen & vermietete Eigentumswohnungen (Sondereigentum):
  Wer nicht selbst vor Ort ist oder viele Einheiten besitzt, kann mit einer Sondereigentumsverwaltung Aufwand reduzieren – von der Neuvermietung bis zur Schadensregulierung.
  

Die passende Hausverwaltung zu finden, ist entscheidend für den langfristigen Werterhalt deiner Immobilie und ein störungsfreies Mietverhältnis. Doch nicht jede Verwaltung arbeitet gleich sorgfältig oder transparent – daher lohnt sich ein genauer Blick auf Qualifikationen, Arbeitsweise und Vertragsinhalte. 

1. Fachliche Qualifikation
   • Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau oder Immobilienfachwirt:in
   • Kenntnisse im Mietrecht, WEG-Recht, Bautechnik und Buchhaltung
   • Mitgliedschaft in anerkannten Verbänden wie BVI oder DDIV
      
2. Erfahrung & Referenzen
   • Spezialisierung auf Objekttyp (z. B. Mietshäuser, Eigentümergemeinschaften)
   • Regionale Marktkenntnis
   • Empfehlungen von anderen Eigentümer:innen oder über Portale
      
3. Transparente Kommunikation
   • Feste Ansprechpartner:innen
   • Regelmäßige Berichterstattung (z. B. Quartalsauswertungen)
   • Reaktionszeiten bei Anfragen und Notfällen
      
4. Vertragsklarheit & Leistungsbeschreibung
   • Klare Definition von Basis- und Sonderleistungen
   • Regelungen zu Kostenfreigrenzen, Kündigungsfrist, Laufzeit
   • Möglichkeit der Einsichtnahme in Unterlagen und Abrechnungen
      
5. Versicherungsschutz
   • Bestehen einer Vermögensschadenhaftpflicht, Betriebshaftpflicht o. ä.
   • Absicherung gegen Fehler bei Geldverwaltung oder rechtlicher Vertretung

Checkliste zur Hausverwaltersuche:

• Liegen Qualifikationen und Nachweise vor?
• Gibt es transparente Prozesse und klare Abrechnungen?
• Ist der Kontakt freundlich, zuverlässig und erreichbar?
• Sind Referenzen einsehbar?
• Passt das Angebot zur Größe und Art deines Objekts?

Wenn du dich für eine Hausverwaltung entschieden hast, solltest du die Beauftragung vertraglich klar regeln.

Dazu gehört:

• Verwaltervertrag: Er legt fest, welche Leistungen übernommen werden, wie lange der Vertrag läuft und wie er gekündigt werden kann.
• Laufzeit & Kündigungsfrist: In der Regel beträgt die Laufzeit 1 Jahr, mit automatischer Verlängerung, wenn nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird.
• Sonderleistungen: Leistungen wie Neuvermietung oder Sanierungsbegleitung müssen separat geregelt und vergütet werden.

Bei einer WEG:

• Die Hausverwaltung wird durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung bestellt.
• Die Vertragslaufzeit ist gesetzlich auf maximal 5 Jahre begrenzt, bei Erstbestellung sogar auf 3 Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Die Abberufung des Verwalters ist jederzeit möglich, auch ohne wichtigen Grund – allerdings endet der Vertrag erst 6 Monate nach der Abberufung, sofern nichts anderes vereinbart wurde (§ 26 Abs. 3 WEG).

Bei Miet- oder Sondereigentumsverwaltung:

• Die Kündigung erfolgt schriftlich, fristgemäß (i. d. R. 3 Monate vor Vertragsende).
• Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen ist auch eine fristlose Kündigung möglich – innerhalb von 2 Wochen nach Bekanntwerden des Grundes.

Die Kosten für eine Hausverwaltung hängen von mehreren Faktoren ab – etwa der Art der Verwaltung, der Anzahl der Einheiten, dem Standort der Immobilie und dem vereinbarten Leistungsumfang. Eine pauschale Antwort gibt es nicht – aber grobe Richtwerte helfen bei der Orientierung.

• Art der Verwaltung:
  WEG-Verwaltung ist meist günstiger als eine umfangreiche Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung.
• Größe & Lage der Immobilie:
  Kleine Objekte verursachen oft höhere Kosten pro Einheit. In Ballungsräumen oder bei Altbauten kann der Preis steigen.
• Leistungsumfang:
  Je mehr Sonderleistungen übernommen werden (z. B. Neuvermietung, Modernisierungsbegleitung), desto höher die Gesamtkosten.
  

Die Werte basieren auf Richtwerten des DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter). Sie können je nach Region und Objektzustand abweichen.

Wichtig: Diese Preise beziehen sich auf die Grundvergütung – also die vertraglich vereinbarten Standardleistungen wie Buchhaltung, Eigentümerversammlung oder Instandhaltung. Sonderleistungen wie die Neuvermietung einer Wohnung, Begleitung größerer Modernisierungen oder die Erstellung von Gutachten sind in der Regel nicht enthalten und werden separat abgerechnet.

Ein sorgfältiger Blick in den Verwaltervertrag lohnt sich – dort sollte transparent aufgeführt sein, welche Leistungen im Honorar enthalten sind und welche zusätzlich berechnet werden.

Weiterführende Informationen:

Eine ausführliche Übersicht zu Preisfaktoren, Beispielrechnungen und Honorararten findest du in unserem separaten Beitrag:
👉 Hausverwalter-Honorar: Kosten für die Hausverwaltung

So entlastend eine professionelle Hausverwaltung sein kann – sie ist kein Selbstläufer. Wer einen Verwalter oder eine Immobilienverwaltung beauftragt, gibt Aufgaben und Verantwortung ab. Das bringt Vorteile, aber auch Abhängigkeiten und Kosten, die es zu bedenken gilt.

1. Laufende Kosten
   Die Verwaltung verursacht monatliche Gebühren – insbesondere bei kleinen Objekten oder geringen Mieteinnahmen kann das ins Gewicht fallen. Sonderleistungen (z. B. Vermietung, Sanierungsbegleitung) werden oft zusätzlich abgerechnet.
2. Abhängigkeit vom Dienstleister
   Nicht jede Verwaltung ist engagiert oder erreichbar. Schlechte Kommunikation, langsame Reaktion auf Mängel oder unklare Abrechnungen können zum Frust werden – und lassen sich während der Vertragslaufzeit nur schwer ändern.
3. Begrenzte Einflussmöglichkeiten im Alltag
   Viele Entscheidungen trifft die Verwaltung allein, besonders bei kleineren Reparaturen oder organisatorischen Fragen. Wenn hier nicht bewusst Regeln im Vertrag festgelegt werden, kann schnell das Gefühl entstehen, die Kontrolle über die eigene Immobilie zu verlieren.
4. Vertragsklauseln mit Überraschungspotenzial
   Einige Hausverwaltungen sichern sich Provisionen für Neuvermietungen, auch wenn sie nicht aktiv vermittelt haben – sofern das vertraglich vereinbart wurde, ist das rechtlich zulässig. Wer hier nicht genau hinsieht, zahlt am Ende für Leistungen, die er gar nicht nutzen wollte.

• Vergleiche mehrere Anbieter, nicht nur lokal, sondern auch online
• Lass dir Referenzen und Beispielabrechnungen zeigen
• Prüfe den Verwaltervertrag sehr genau – insbesondere zu:
  • Kündigungsfristen
  • Sondervergütungen
  • Kommunikationsverpflichtungen
• Regelmäßiger Austausch mit der Verwaltung hilft, Probleme früh zu erkennen

Nicht immer ist eine externe Hausverwaltung zwingend erforderlich. Gerade bei kleineren Objekten oder funktionierenden Eigentümergemeinschaften kann die Verwaltung auch intern organisiert werden.

Kein Verwalterzwang – aber klare gesetzliche Regelung

Laut § 26 Abs. 1 WEG besteht grundsätzlich kein Zwang zur Bestellung einer Hausverwaltung. Allerdings gilt: Verlangt auch nur ein:e Wohnungseigentümer:in die Bestellung eines Verwalters, muss dem Antrag stattgegeben werden. Das bedeutet faktisch: In vielen Gemeinschaften kann schon eine Einzelmeinung zur Beauftragung führen.

1. Aufgabenteilung in der Gemeinschaft: Die Eigentümer:innen teilen Verwaltungsaufgaben untereinander auf – etwa Buchhaltung, Kommunikation mit Dienstleistern oder Organisation der Eigentümerversammlung.
2. Wahl eines internen Verwalters: Eine:r der Eigentümer:innen wird offiziell zum Verwalter gewählt. Diese Tätigkeit kann ehrenamtlich erfolgen oder mit einem kleinen Honorar vergütet werden – das allerdings steuerpflichtig ist.

Auch ohne externe Verwaltung musst du alle relevanten Aufgaben selbst übernehmen – oder an Dienstleister delegieren:

• Mietverträge abschließen, Mieteingänge überwachen
• Betriebskostenabrechnungen erstellen
• Reparaturen beauftragen und koordinieren
• Rücklagen bilden und wirtschaftlich haushalten
• Im Fall einer WEG: Eigentümerversammlungen organisieren & protokollieren

Fazit: 
Die Selbstverwaltung kann Kosten sparen und unabhängig machen – sie erfordert aber auch Engagement, Organisationstalent und rechtliches Grundwissen. Für viele lohnt sich der Aufwand nur dann, wenn wenige Parteien beteiligt sind und ein gutes Vertrauensverhältnis besteht. 

Ob Mietobjekt oder Eigentumswohnung – eine Hausverwaltung sorgt für Struktur, Entlastung und Werterhalt. Wer sie clever auswählt und vertraglich sauber absichert, kann den Großteil der alltäglichen Aufgaben rund um die Immobilie abgeben – und gleichzeitig die Kontrolle behalten.

Wichtig ist:

• Die passende Verwaltungsform zu wählen (Miet-, WEG- oder Sondereigentumsverwaltung)
• Die Rechte, Pflichten und Kosten genau zu kennen
• Auf Qualifikation, Kommunikation und Transparenz zu achten

Für viele Eigentümer:innen lohnt sich der Einsatz einer professionellen Immobilienverwaltung – vor allem, wenn die Immobilie nicht selbst bewohnt wird oder mehrere Parteien beteiligt sind. Wer kleinere Objekte selbst verwalten will, sollte sich der rechtlichen Verantwortung bewusst sein – und idealerweise auf digitale Tools oder externe Unterstützung zurückgreifen.